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Riconoscere le prestazioni in una pandemia

Case Study

Settore: Prodotti chimici e di consumo

Servizio: Evento virtuale per coinvolgere i top performer

Destinazione: Germania/Virtuale

Sfide

Già nel 2019, CWT Meetings & Events aveva iniziato a pianificare un evento per un cliente globale del settore chimico e dei beni di consumo per maggio 2020, mettendo sotto contratto una sede a Lisbona per un weekend di festa esteso. L'evento è stato in sospeso per un certo numero di mesi con le incognite della pandemia fino a quando CWT si è consultato con il cliente a luglio per impegnarsi in un evento virtuale a ottobre.

Quando hanno dovuto trasformare l'evento in un evento virtuale, CWT Meetings & Events è stata sfidata a creare un programma indimenticabile che trasmettesse correttamente la gratitudine e l'apprezzamento per gli sforzi dei loro top performer.

Soluzioni

CWT M&E ha costruito una strategia di comunicazione creativa che si è concentrata sul costruire e sostenere l'entusiasmo, tra cui:

  • Salva la data e-mailEmail di invito con video incorporato dal leader senior
  • Scatola con marchio pre-evento inviata alle case poco prima dell'evento con un regalo di lusso, un libretto dettagliato dell'evento e delizie gourmet per una "coffee break" virtuale
  • Email post-evento con un video riassuntivo

Abbiamo completamente personalizzato la piattaforma virtuale per il marchio del cliente e il logo dell'evento all'interno di un'esperienza in 3D, tra cui: sala virtuale di networking, spazio plenario per le presentazioni e stanze per il team-building/networking. Il nostro designer creativo ha persino evidenziato i partecipanti con le loro immagini incluse in modo creativo nell'arredamento virtuale. Tutti i relatori erano dal vivo presso la sede del cliente con uno schermo verde che trasmetteva gli altoparlanti nella piattaforma virtuale. Il personale di CWT M&E insieme al partner di produzione del cliente ha gestito tutti gli aspetti in loco.

Abbiamo creato e seguito i protocolli COVID-19 senza eccezioni, compreso un massimo di tre oratori sul palco alla volta e ogni oratore assegnato al proprio microfono. Lo spostamento dei relatori dentro e fuori la stanza dello schermo verde ha richiesto un coordinamento strategico per assicurare che i protocolli di sicurezza fossero seguiti con maschere al loro posto quando non parlavano e la distanza sociale mantenuta.

Momenti memorabili inclusi:

  • Discorso programmatico del primo tedesco che si è immerso in apnea con uno squalo dopo un infortunio alla spalla che lo ha costretto a letto per quasi un anno. La sua presentazione ha impegnato i partecipanti sulla gestione del rischio, che è un grande obiettivo dei clienti.
  • Il gioco di evasione di team-building, "Beat the Hacker", è iniziato con un video del senior leader seduto di fronte a un computer portatile che continua a non funzionare bene. Egli comunica un messaggio minaccioso - "Siamo stati hackerati"; i dati della società saranno rilasciati a meno che tutti i compiti siano risolti entro 45 minuti. La squadra vincente è stata annunciata sullo schermo con coriandoli virtuali e un regalo bonus.
  • Il destinatario del top President's Award è stato riconosciuto sullo schermo dal senior leader con la presentazione di un regalo di lusso. I coriandoli virtuali sono volati sullo schermo ancora una volta per concludere l'evento.

Risultati

Il team M&E di CWT è stato riconosciuto dai principali stakeholder e dalla dirigenza per la loro mentalità creativa e agile nel trasformare l'evento del cliente in una piattaforma virtuale. L'evento ha ottenuto un risparmio sui costi di circa il 30% e un Net Promoter Score del 61% quando ai partecipanti è stato chiesto se avrebbero "raccomandato l'evento incentive a un amico o collega". Abbiamo anche negoziato con la sede del contratto per assicurarci la rinuncia alle penali di cancellazione con una futura riprenotazione in quella struttura. Il nostro successo virtuale ha rafforzato il rapporto con il cliente. Recentemente ci è stata concessa l'organizzazione del loro programma di viaggi incentive per il 2021, che sarà anch'esso trasformato in un evento virtuale.

Commenti dei partecipanti

  • “Assolutamente tutto è stato fantastico, compreso il formato interattivo e i relatori - è bello sentirsi parte di un team così grande e creativo." 
  • "È stato molto interessante fare questo evento in modo virtuale. Questo mi dimostra che so come adattarmi alla situazione attuale."
  • "Era assolutamente high-tech e innovativo".
  • "Sentitevi parte dei migliori talenti aziendali".
  • "L'oratore ospite e il concorso di networking sono stati fantastici, così come la presentazione molto personale dei dipendenti."

In breve

  • Il successo ha assicurato l'evento per il 4° anno consecutivo
  • 30% di risparmio sui costi
  • 61% Punteggio Net Promoter

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