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Integrare la tecnologia per un'esperienza di evento personalizzata

Case Study

 

Settore: Farmaceutico

Servizio: Riunione nazionale di vendita debutto dell'app per eventi mobili

Destinazione: Florida, USA

Obiettivi

Una multinazionale farmaceutica che ha lavorato con CWT Meetings & Events dal 2011 voleva introdurre un'applicazione mobile per la sua riunione nazionale di vendita, che si terrà in Florida nel gennaio 2020.

Il cliente voleva un'integrazione perfetta tra il suo sito di registrazione e un'app per eventi mobili, assicurando un alto livello di personalizzazione per i 450 partecipanti, che avevano ciascuno la propria agenda su misura.

L'obiettivo era quello di creare un'esperienza senza carta per i partecipanti prima e durante l'evento, permettendo loro di accedere alla loro agenda personalizzata tramite l'app, così come alle informazioni dettagliate relative alla sede, all'alloggio e al viaggio. Questo per garantire che chi partecipa per la prima volta e chi non ha familiarità con la destinazione avesse un unico punto di contatto nel palmo della mano.

Sfide

Dato che ognuno dei 450 partecipanti aveva il proprio programma personalizzato per i quattro giorni dell'evento nazionale di vendita, che andava dalle sessioni plenarie ai workshop e agli incontri individuali, era fondamentale ottenere il consenso dei partecipanti per assicurarne il successo e soddisfare i requisiti del cliente.

Con un breve lead time di tre giorni, il team Web & Attendee Management Operations di CWT Meetings & Events ha dovuto concentrare tutti i suoi sforzi sulla creazione della soluzione snella necessaria.

Soluzioni

CWT Meetings & Events ha creato un'app per eventi mobile personalizzata utilizzando la tecnologia CrowdCompass di Cvent.

Le informazioni sui partecipanti raccolte dal sito di registrazione dell'evento sono state utilizzate per pre-popolare inizialmente l'applicazione, con i partecipanti che hanno ricevuto un link via e-mail per scaricare l'applicazione prima dell'inizio della riunione di vendita.

L'app ha configurato le 609 sessioni possibili dell'evento per garantire che ogni partecipante ricevesse la sua agenda personalizzata, e le informazioni sul viaggio verso la riunione, una mappa dei vari piani della sede e il loro alloggio.

La stampa dei badge e il check-in in loco sono stati integrati nel sito web di registrazione utilizzando la piattaforma OnArrival di Cvent, con i partecipanti segnati automaticamente come presenti nel report una volta effettuato il check-in presso un chiosco dedicato.

Marco Ogsimer, Manager, Web & Attendee Management Operations per CWT Meetings & Events, ha supervisionato il buon funzionamento del rollout dell'app durante i quattro giorni dell'evento, assicurandosi che i partecipanti fossero sicuri di usare la tecnologia, mentre il personale di supporto era a disposizione per risolvere i problemi di chiunque avesse bisogno di assistenza.

Risultati

L'incontro ha ricevuto risultati del sondaggio di soddisfazione estremamente positivi, e il cliente farmaceutico ha confermato l'intenzione di utilizzare la stessa tecnologia per il suo prossimo summit il mese successivo.

Integrando il sito di registrazione con l'app mobile dell'evento, i partecipanti hanno ricevuto un'esperienza più fluida, e il cliente è stato in grado di raggiungere il suo obiettivo di fornire un programma personalizzato e semplice da usare per ogni partecipante.

Il sondaggio post-evento sull'app ha dato una media di 4,2 su una scala di valutazione di 5, mentre al "processo facile e senza soluzione di continuità del check-in e della stampa del badge" è stato dato un voto di 4,8. Marco Ogsimer ha detto: "Il feedback dei partecipanti ha detto che l'app era facile da scaricare e da usare per spostarsi".

In breve

  • Il sondaggio post evento sull'app ha dato una media di 4,2 su una scala di valutazione di 5
  • Feedback estremamente positivo
  • Il cliente ha confermato l'intenzione di lavorare ancora con CWT Meetings & Events

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