Il cliente, azienda globale leader nel settore dei beni strumentali, ogni anno organizza un viaggio incentive per i suoi migliori venditori di attrezzature e veicoli. CWT Meetings & Events è stata scelta per progettare e organizzare un programma incentive di una settimana, davvero unico e su misura per loro. I principali obiettivi erano:
Il cliente desiderava premiare i venditori con un viaggio di sette giorni in Tailandia, che comprendesse accommodation a cinque stelle, cucina tradizionale e attività pianificate ogni giorno.
Joseph, responsabile vendite ricambi e servizi, voleva che i dipendenti si sentissero a proprio agio entrando in contatto con nuove esperienza culturali in un Paese straniero.
Il settore di riferimento è abituato a scadenze a breve termine, così CWT M&E ha avuto solo tre settimane, a partire dalla firma del contratto, per la realizzazione dell’evento. Siamo riusciti a vincere la sfida mettendo a punto un viaggio incentive emozionante per 37 partecipanti di livelli diversi.
CWT M&E ha individuato le migliori opzioni per far volare i partecipanti da diversi aeroporti di UK e Irlanda verso Bangkok e Koh Samui. Appena prima di finalizzare le prenotazioni, tuttavia, le tariffe aeree hanno subito un improvviso rialzo che ha richiesto a Chris, CWT M&E account manager, e al suo team di trovare in maniera proattiva possibili saving con altri fornitori per assicurarsi che il budget totale dell’evento venisse rispettato, senza però compromettere la qualità del programma.
“Quando le tariffe aeree sono aumentate, abbiamo riconsiderato le accommodation e, grazie alla nostra conoscenza globale e agli ottimi rapporti che abbiamo con i fornitori, siamo stati in grado di selezionare nuovi hotel, offrendo lo stesso livello di servizio, ma negoziando tariffe migliori” - ha spiegato Chris.
Il programma incentive prevedeva due alberghi, uno a Bangkok per l’inizio e la fine del viaggio e l’altro sull’isola tropicale di Koh Samui per i giorni restanti. Le negoziazioni effettuate dalla account manager Sarah con entrambe le strutture hanno generato un risparmio totale di circa il 25%.
Sarah si è anche occupata di creare un itinerario culturale interessante, proponendo un giorno in aggiunta a Bangkok rispetto al brief del cliente. Il viaggio includeva: pasti in ristoranti locali, visite ai templi, una escursione sul dorso di un elefante, una nuotata tra le cascate, kayak, massaggio Thai, cooking class e lezione di thai box, spettacolo di danzatori e musicisti tradizionali, una esclusiva cena di gala e un beach party. Sarah era soddisfatta del fatto che i partecipanti avessero approfittato al meglio dell’itinerario e che avessero anche avuto il tempo libero necessario per muoversi in maniera indipendente, riposare e godersi la magnifica spiaggia.
“La nostra conoscenza della destinazione – ha aggiunto Chris - ci ha permesso di selezionare ristoranti con un servizio impeccabile, ma fuori dai soliti circuiti. Abbiamo curato ogni piccolo dettaglio mettendo sempre a disposizione dei partecipanti drink, acqua e asciugamani freschi, e offrendo momenti unici come il saluto tradizionale tailandese con ghirlande di fiori in aeroporto”.
Il gala dinner è stato l’occasione giusta per celebrare i successi dei venditori presenti ed è stato realizzato nel giardino dell’albergo, dove performer tailandesi hanno intrattenuto tutto il gruppo.
Dopo la cena, gli ospiti si sono spostati in spiaggia dove si sono accomodati su confortevoli pouf per assistere allo spettacolo dei danzatori, che si sono esibiti con il fuoco a ritmo di musica. Poi tutti hanno fatto volare verso il cielo le lanterne di carta, per tornare quindi in hotel per un mega party con DJ set, giochi e bancarelle di artigianato locale.
Anche nei migliori eventi può capitare un imprevisto, ma Sarah aveva già un piano B quando è arrivato il brutto tempo. Mentre il gruppo partecipava a un safari in montagna a bordo di 4x4, d’improvviso si è scatenato un intenso temporale: immediatamente l’itinerario è stato modificato, a ciascuno è stato consegnato un impermeabile e c’è stato persino il tempo per qualche scatto prima di rifugiarsi nel ristorante locale. I partecipanti hanno vissuto bene l’imprevisto, affermando addirittura che il rischio di rimanere impantanati ha reso il tutto più avventuroso!
“Sarah si è integrata col gruppo molto facilmente. Era una di noi, ma era decisamente anche la nostra leader ed è stato fantastico. Ho partecipato a diversi viaggi in cui dovevo interfacciarmi quotidianamente con i referenti locali, ma in questo caso è stato il team dell’agenzia ad occuparsi di tutto, così non c’era nulla di cui preoccuparsi. È stato un sogno, non potevo chiedere collaboratori migliori”.
Joseph è stato così libero di concentrarsi sugli ospiti e approfondire le relazioni.
Il cliente è rimasto inoltre piacevolmente colpito dal modo veloce ed efficiente con cui Sarah ha gestito le richieste dell’ultimo minuto e ha commentato: “Questo è il tipo di agenzia con cui vorrei sempre lavorare. Mi piacerebbe organizzare altri eventi con CWT M&E”. In termini di ROI, il team di vendita non solo si era messo in gioco prima per conquistarsi un posto per il viaggio ma, dopo il rientro, i partecipanti hanno ulteriormente migliorato le loro performance di vendita.
“Questo viaggio ha creato nei venditori un senso di appartenenza all’azienda come mai era successo in passato – ha concluso Joseph -. Ora stanno lavorando addirittura meglio e hanno raggiunto gli obiettivi migliori”.
“La destinazione e l’allestimento sono stati fantastici. Ho lavorato con molte agenzie e questa è stata la mia esperienza migliore. Tutto è stato organizzato molto bene, dall’inizio alla fine, il che colpisce ancora di più per un viaggio a 24mila miglia di distanza”
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