skip navigation

Case Study

Più risparmi ed efficienza grazie a due eventi back to back

 

CWT

Settore: Finanza

Servizio: Forum sul mercato europeo e kick-off per incentivare i sales a livello globale

Destinazione: Budapest, Ungheria

Obiettivi

Un'azienda che produce software per il settore bancario intendeva comunicare, a seguito di una fusione, la sua nuova strategia e presentare i prodotti a specifici pubblici di riferimento. In primo luogo, chiedeva di coinvolgere 300 nuovi clienti in tutta Europa, per stimolare le vendite dei prodotti appena lanciati. Ma voleva anche comunicare la propria strategia a 400 membri del team Sales globale, fare formazione sulla vendita e fornire dettagli sui programmi di recognition per l'anno successivo.

Sfide

L’azienda ha incaricato CWT Meetings & Events di organizzare due eventi, chiedendo che fossero davvero fuori dal comune. Entrambi gli eventi dovevano includere keynote speech e workshop, spazi espositivi e momenti di networking con i dirigenti della società di software. Nel brief dell'evento veniva sottolineato che bisognava offrire ai partecipanti un'esperienza di alto livello, memorabile e con un servizio a cinque stelle.

Il team CWT Meetings & Events ha offerto soluzioni end-to-end e si è occupato dell'intero programma. I servizi includevano la ricerca della venue, la negoziazione e la definizione del contratto con la location prescelta, la gestione dei partecipanti e dei pagamenti, la produzione degli eventi, la creazione dei contenuti, le cene di gala e la gestione onsite. Tutto ciò è stato fornito con un unico punto di contatto per il cliente.

Soluzioni

La soluzione individuata dal team si basava su un programma condiviso, con il primo evento per i clienti che sarebbe durato da lunedì all’ora di pranzo fino a mercoledì a pranzo, e l'evento dedicato alla forza vendita che si sarebbe prolungato fino a metà pomeriggio di venerdì. Questa soluzione permetteva di agevolare lo staff interno del cliente che doveva partecipare a entrambi gli eventi e di consolidare la spesa con i fornitori locali, aumentando i saving.

Dopo un'attenta valutazione di una dozzina di destinazioni europee, è stato selezionato uno storico hotel cinque stelle di Budapest, in Ungheria.

"Oltre ad essere una città di prestigio storico e culturale, Budapest offre un eccellente rapporto qualità-prezzo. Abbiamo rapporti di lunga data con i fornitori e un potere di acquisto globale che ci consente di negoziare risparmi, generando sconti sostanziali rispetto al cliente diretto", ha dichiarato l’account manager di CWT Meetings & Events.

CWT M&E ha fornito un software specifico di gestione dei partecipanti per consentire a entrambi i gruppi di registrare la propria presenza all’evento e di richiedere i pernottamenti. Il software dava anche la possibilità di selezionare i workshop preferiti e di pianificare gli incontri con i dirigenti dell'azienda. In loco, i partecipanti hanno potuto accedere a un’app avanzata che offriva tutti i dettagli sull'agenda, sui relatori, sugli sponsor e sui momenti di networking.

La produzione impeccabile dell’evento, dall'illuminazione alla scenografia, ha assicurato che gli speech del CEO avessero la giusta efficacia. Gli sponsor presenti hanno potuto ottenere nuovi lead in collaborazione con la società di software, mentre i 300 clienti sono stati invitati a una serata informale al vicino museo ferroviario, nel perfetto stile di un mercato ungherese, dove non mancavano birre locali, vini e intrattenimento.

Verso la fine del primo evento, molto apprezzato dai clienti, CWT Meetings & Events è entrato in azione dando il via all'evento dedicato ai global sales.

I migliori standard di produzione, tra cui uno straordinario palcoscenico e apparecchiature audiovisive di alta qualità, hanno permesso ai top manager di presentare le strategie aziendali e di riconoscere i successi di tutto il team sales. I partecipanti sono poi stati divisi in gruppi internazionali per affrontare un esercizio interattivo di formazione alla vendita e facilitare il networking.
La cena di gala - progettata in modo creativo dal team CWT Meetings & Events sul tema “magia” - ha assicurato l’effetto wow. La serata si è infatti tenuta presso il museo ferroviario, dove un iconico treno è stato utilizzato per annunciare e premiare i vincitori del programma di incentivazione annuale davanti al resto dei partecipanti. 

Risultati

Più di 800 persone tra clienti e personale di vendita hanno partecipato ai due eventi. I feedback dei team di vendita hanno evidenziato ottimi punteggi per quanto riguarda la conoscenza del prodotto dopo la formazione e molti hanno affermato che l’evento è stato il migliore al quale avessero partecipato.

"L’azienda ha apprezzato moltissimo che entrambi gli eventi si siano svolti senza intoppi e che l'esperienza per clienti e staff sia stata di altissimo livello. Questo ha permesso al cliente di concentrarsi su quello che voleva comunicare ai partecipanti", ha dichiarato l'account manager di CWT M&E.

Durante la pianificazione dell’evento, era stato richiesto di risparmiare sul budget. CWT Meetings & Events è stata in grado di offrire un’esperienza all’altezza delle aspettative con un budget ridotto del 12%. Inoltre, grazie all’eliminazione di alcune spese e alle negoziazioni intraprese, è stato garantito un saving del 18% sulla spesa finale totale. Il saving ottenuto è stato pari al 130% del management fee applicato per la realizzazione del progetto.

In breve:

  • Il numero dei partecipanti è stato superiore alle aspettative
  • 88% dei clienti hanno dato una valutazione dell’evento da eccellente a buona e il 90% ha dichiarato di voler partecipare anche l’anno successivo
  • Il numero dei sales lead posto come obiettivo è stato superato
  • Il budget è stato ridotto del 12%
  • Il saving è stato pari al 130% del management fee applicato per la realizzazione del progetto.

 



“Gestire due grandi eventi back-to-back è stata un'impresa molto impegnativa, sia per noi sia per il cliente, ma ci ha avvantaggiati in termini di risparmio di tempo e di budget. Come CWT Meeting & Events abbiamo provveduto alla realizzazione completa di entrambi gli eventi e il cliente ha potuto quindi rilassarsi e non preoccuparsi di nulla, sapendo che tutto era attentamente pianificato, gestito e controllato da un’unica organizzazione”.
CWT M&E account manager

Vieni con noi in una nuova era per i meeting ed eventi, senza più limiti!

Per saperne di più, contattaci subito!

Scopri di più