Strategic Meetings Management : passons au niveau supérieur

Les entreprises changent leur façon d’utiliser le Strategic Meetings Management (SMM) : un nouveau monde de possibilités s’ouvre à elles.

Jusqu’à présent, les programmes SMM étaient conçus et mis en œuvre pour rationaliser la gestion des meetings et réunions simples. Mieux manager les équipes, l’ordonnancement des tâches, les données, les pratiques de paiement et les contrats, apporte d’énormes avantages en termes de coûts, de respect des politiques, de technologie et de gestion opérationnelle.

Selon les données de CWT M&E, 80% des entreprises accordent une grande importance à une gestion plus stratégique des réunions. Et si vous avez déjà étudié la question, vous ne serez pas surpris d’apprendre qu’en moyenne, nos clients réalisent des économies comprises entre 10% et 25%, mais aussi des économies de temps et de ressources, et parviennent à une meilleure harmonisation de leurs réunions dans le monde entier.

Mais les entreprises matures en matière de SMM sont maintenant prêtes à passer au niveau supérieur et font entrer dans leurs programmes des événements plus créatifs tels que les voyages incentive ou les conventions à fort contenu.

Aujourd’hui, cette approche globale « de bout en bout » pour tous les types d’événements s’inscrit dans la tendance puissante consistant à prendre en compte la qualité de l’expérience-participant au même titre que les autres KPI.

Les programmes SMM génèrent des économies de coûts et une cohérence indispensables, mais peuvent aussi contribuer à la conception et la production régulières d’événements impactants, inspirants, captivants : le SMM est passé d’une économie de coûts à la création de plus de valeur pour les participants.

La nouvelle donne autour de l'expérience-participant, de la technologie, de la responsabilité sociétale, de la sécurité et de la créativité peut être prise en compte dans l’harmonisation des stratégies événementielles, chaque région ou pays ayant naturellement ses exigences et ses spécificités.  

Aujourd’hui, les entreprises font tout pour « embarquer » et impliquer leurs publics, en particulier les Millennials qui représentent, désormais, selon nos études, 40% des publics événementiels d’entreprise. Et ne parlons pas de la Génération Z entrant sur le marché du travail au cours des prochaines années.

Les jeunes adultes ont une « consommation événementielle » et des comportements différents de ceux de leurs aînés, en particulier une période d'attention plus courte. Une étude Microsoft a révélé que la durée moyenne d’attention humaine continue a été réduite à 8 secondes, contre 12 secondes en 2000 !

Ce qu’il faut désormais, c’est du storytelling, des images et un dialogue stimulants pour que les réunions et les conférences atteignent leur objectif. Les sessions de 2 heures sont maintenant considérées comme trop longues : le format de 30 minutes est devenu la norme. Authenticité, expérience, émotion, interaction, échange sont les piliers d’une approche événementielle réussie.

L'automatisation et la technologie déployées pour ces nouveaux programmes SMM contribueront à renforcer l'engagement, à améliorer le networking entre les participants et les organisateurs, et à aider les concepteurs d'événements à personnaliser et à améliorer l'expérience globale.

Les événements sont des moments de vie uniques. Ils sont partagés sur les plateformes sociales utilisées par les nouveaux types de parties prenantes pour garantir un plus grand engagement vis-à-vis du contenu, en permettant une compréhension plus approfondie du message et, au final, un renforcement du lien avec la marque et l’entreprise.

Ce relationnel ne se limite plus au public présent sur place ou en live : les entreprises peuvent utiliser les technologies de diffusion (broadcast en direct ou réseaux sociaux) pour partager le message de l'événement avec un public plus large, en dehors du lieu de la réunion. Elle présente l’avantage potentiel de renforcer la notoriété de la marque et d’exploiter le contenu généré par les participants, souvent plus crédible et engageant, et ainsi d’améliorer retour sur investissement et retour sur objectif.

Toutes ces évolutions montrent à quel point le SMM, étendu à de nouveaux domaines, faisant entrer dans son scope plus d’items de gestion et de performance, devient un outil adapté à la réussite harmonieuse et maîtrisée des stratégies événementielles à grande échelle.