skip navigation

testing the alert banner here testing

Työsuorituksen huomioiminen pandemian aikana

Toteuttamamme tapahtuma

Ala:Kemialliset tuotteet ja kulutustavarat

Palvelu:Virtuaalitapahtuma huippusuorittajien sitouttamiseksi

Paikka:Saksa/Globaali

Haaste

CWT Meetings & Events oli jo vuonna 2019 aloittanut tapahtuman suunnittelun maailmanlaajuisen kemian ja kulutustavaroiden asiakastapahtuman järjestämiseksi toukokuussa 2020 tekemällä sopimuksen Lissabonissa sijaitsevasta tapahtumapaikasta pitkää juhlaviikonloppua varten. Tapahtuma oli useiden kuukausien ajan odottamassa pandemiaan liittyvien epävarmuustekijöiden vuoksi, kunnes heinäkuussa CWT konsultoi asiakasta, jotta tämä sitoutuisi virtuaaliseen tapahtumaan lokakuussa.

Kun tapahtumasta piti tehdä virtuaalinen, CWT Meetings & Eventsin haasteena oli luoda unohtumaton ohjelma, joka välittäisi asianmukaisesti kiitollisuuden ja arvostuksen huipputekijöiden ponnisteluista.

Ratkaisu

CWT M&E laati luovan viestintästrategian, jossa keskityttiin innostuksen luomiseen ja ylläpitämiseen:

  • Tietoa tulevasta - tallenna päivämäärä sähköposti
  • Kutsusähköposti, jossa on upotettu video johdolta
  • Brändätty laatikko, joka lähetetään koteihin hieman ennen tapahtumaa ja jossa on ylellinen lahja, yksityiskohtainen tapahtumavihko ja herkkuja virtuaalista "kahvitaukoa" varten
  • Tapahtuman jälkeinen sähköpostiviesti, jossa yhteenvetovideo tapahtumasta.

Räätälöimme virtuaalialustan täysin asiakkaan brändin ja tapahtuman logon mukaiseksi 3D-kokemuksessa, johon sisältyy virtuaalinen verkostoitumistila, pääkokoustila esityksiä varten sekä erillisiä huoneita tiimin rakentamista ja verkostoitumista varten. Luova suunnittelijamme jopa korosti osallistujia heidän kuvillaan, jotka sisällytettiin luovasti virtuaaliseen sisustukseen. Kaikki puhujat olivat suorassa lähetyksessä asiakkaan pääkonttorissa ja heidät näytettiin virtuaalisesti yhdessä green screen -sovelluksen avulla. CWT M&E:n henkilökunta yhdessä asiakkaan tuotantokumppanin kanssa hoiti kaiken paikan päällä.

Loimme ja noudatimme poikkeuksetta COVID-19-protokollia, johon kuului muun muassa, että lavalla oli kerrallaan enintään kolme puhujaa ja että jokaiselle puhujalle oli varattu oma mikrofoni. Puhujien siirtäminen green screen -huoneeseen ja sieltä pois vaati strategista koordinointia sen varmistamiseksi, että turvallisuusprotokollia noudatettiin ja että hengityssuojaimia käytettiin, kun henkilö ei ollut äänessä, ja että sosiaalinen etäisyys säilyi koko ajan.

.Muutamia tapahtuman mieleenpainuvia hetkiä:

  • Saksalaisen haisukellukseen erikoistuneen vapaasukeltajan avauspuheenvuoro lähes vuosi olkapäävamman ja vuodepotilaana olon jälkeen. Hänen esityksensä sitoutti osallistujat riskienhallintaan, joka on yrityksen tärkeä asiakasfokus.
  • Tiiminrakennuspeli "Beat the Hacker" alkoi videolla, jossa yrityksen johtaja istui kannettavan tietokoneen edessä, joka ei toiminut kunnolla. Hän välitti osallistujille pahaenteisen viestin: "Meidät on hakkeroitu"; yrityksen tiedot siirtyvät julkisiksi, ellei kaikkia tehtäviä ratkaista 45 minuutin kuluessa. Voittajajoukkue julkistettiin ruudulla virtuaalisen juhlinnan ja bonuslahjan kera.
  • Pääpalkinnon saaja saa tunnustuksen ruudulla, kun yrityksen johtaja antaa hänelle ylellisen lahjan. Virtuaalinen konfetti täyttää vielä kerran ruudun ja samalla päättää tapahtuman.

Tulokset

Keskeiset sidosryhmät ja ylempi johto antoivat CWT M&E -tiimille tunnustusta luovasta ja ketterästä ajattelutavasta, jolla se muutti asiakkaan tapahtuman virtuaaliseksi. Tapahtuma toi noin 30% kustannussäästöt ja 61% nettopromoottoripisteet (NPS), kun osallistujilta kysyttiin, suosittelisivatko he kannustustapahtumaa ystävälle tai kollegalle. Neuvottelimme myös sopimuksen tehneen tapahtumapaikan kanssa, jotta voisimme joustavasti vaihtaa tapahtuma-aikaa tarvittaessa. Virtuaalinen menestyksemme lujitti ja vahvisteli suhdettamme asiakkaaseen. Saimme myös järjestää heidän vuoden 2021 kannustinmatkaohjelmansa, joka  muutettiin lopulta virtuaalitapahtumaksi.

Osallistujien kommentit

  • “Kaikki oli todella hienoa, myös tapahtuman interaktiivinen formaatti ja puhujat - on mukava tuntea olevansa osa suurta ja luovaa tiimiä”
  • “Oli erittäin mielenkiintoista toteuttaa tämä tapahtuma virtuaalisesti. Tämä osoittaa samalla minulle, että osaan sopeutua nykyiseen tilanteeseen.”
  • “Se oli huipputeknistä ja innovatiivista.”
  • “Tunnen olevani osa yrityksen huipputalentteja” 
  • “Vieraileva puhuja ja verkostoitumiskilpailu olivat loistavia, samoin kuin työntekijöiden hyvin henkilökohtainen esittely”

Faktat:

  • Menestys varmisti tapahtuman 4. kerran peräkkäin
  • 30% kustannussäästöt
  • 61% nettomyönteisyyspistemäärä (NPS)

Lue lisää meidän virtuaalikokouksista ja -tapahtumista

Siirry kokousten ja tapahtumien uuteen, rajoittamattomaan aikakauteen

Lue lisää - Virtuaaliset kokoukset ja tapahtumat