skip navigation

Toteuttamamme tapahtuma

Säästöjä ja tehokkuutta tuplakonferenssilla

 

CWT

Ala: Rahoitus

Palvelu: Euroopan markkinaforum ja globaalin myynnin kick-off

Paikka: Budapest, Unkari

Tavoite

Pankkiohjelmistoja tuottava yritys halusi tiedottaa uudesta strategiastaan ja tuotteistaan tärkeille kohderyhmille fuusion jälkeen. Ensimmäinen tavoite oli saavuttaa 300 uutta asiakasta Euroopassa uusien tuotteiden myynnin kasvattamiseksi. Lisäksi yritys halusi jakaa strategiansa yli 400 hengen myyntitiimilleen, järjestää myyntikoulutuksia sekä kehittää työntekijöidensä kannustusohjelmaa sekä motivoida myyjiä entistäkin parempiin tuloksiin.

Haaste

Yritys palkkasi CWT M&E:n tuottamaan kaksi unohtumatonta tapahtumaa. Molempiin sisältyi puheita, workshopeja, näyttelyitä sekä mahdollisuus tutustua yrityksen johtajiin. Tavoitteena oli luoda laadukas tapahtuma, joka jäisi mieleen, tarjoaisi täydellisen osallistujakokemuksen ja loistavaa palvelua.

CWT M&E vastasi koko tapahtuman tuotannosta ja ohjelmasta. Palveluihin kuuluivat järjestämispaikan valinta, alihankkijoiden löytäminen, osallistujahallinta ja maksuliikenteestä huolehtiminen sekä tapahtumatuotanto, sisällön luominen, gaalaillallisen järjestelyt ja palvelut paikan päällä. Asiakas asioi CWT M&E:ssä vain yhden yhteyshenkilön kanssa, mikä teki koko prosessista yksinkertaisen.

Ratkaisu

Tiimi päätti järjestää molemmat tapahtumat samassa paikassa. Yrityksen asiakkaille suunnattu tapahtuma järjestettiin maanantain ja keskiviikon välillä, kun taas myyntiryhmälle suunnattu tapahtuma järjestettiin keskiviikon ja perjantain välillä. Tavoitteena oli toimia tehokkaasti. Osa yrityksen henkilökunnasta osallistui molempiin tapahtumiin ja sama tapahtumapaikka piti matkustuskulut kurissa. Lisäksi samassa paikassa järjestäminen auttoi myös pienentämään paikallisille alihankkijoille maksettavia kuluja.

Tusinan vaihtoehdon joukosta tiimimme valitsi tapahtumapaikaksi historiallisen viiden tähden Corinthia-hotellin Budapestissä.

”Budapest on historiallinen ja kulttuuriltaan rikas kaupunki, joka lisäksi tarjoaa paljon vastinetta rahoille. Pitkäaikaiset suhteemme paikallisiin alihankkijoihin sekä globaali ostovoimamme antoivat meille hyvän neuvotteluaseman, mikä auttoi meitä saamaan aikaan säästöjä verrattuna siihen, että asiakas olisi järjestänyt tapahtuman itse”, kertoo CWT M&E:n myyntipäällikkö.

CWT M&E tarjosi käyttöön erityisen osallistujahallintaohjelmiston, jonka avulla molemmat osallistujaryhmät pystyivät rekisteröitymään sekä tapahtumaan että majoitusta varten. Ohjelmisto avulla pystyi myös ilmoittautumaan haluamiinsa workshopeihin sekä varata ajan tapaamiseen yrityksen johtajien kanssa. Paikan päällä kävijät pystyivät mobiiliapplikaation avulla tutkimaan yksityiskohtaisemmin tapahtuman ohjelmaa, sponsoreita ja verkostoitumismahdollisuuksia. Erityisvieraaksi oli kutsuttu entinen valtiollisen turvallisuuspalvelun agentti, jonka vierailu kiinnosti kovasti osallistujia.

Aina valaistuksesta lavasuunnitteluun onnistunut tapahtumatuotanto varmisti sen, että toimitusjohtajan pitämät puheet toimivat. Paikalla oli myös sponsoreita, jotka auttoivat luomaan uusia kumppanuuksia yritykselle. Vierailijat pääsivät myös käymään lähellä sijaitsevassa rautatiemuseossa, jossa järjestettiin rento iltatapahtuma, joka oli tyylitelty unkarilaisen markkinapaikan teemaan ja jossa tarjoiltiin paikallisia oluita, viinejä sekä viihdettä.

Onnistuneen asiakastapahtuman päätyttyä CWT M&E nosti tempoa entisestään myyntitiimien tapahtuman alkaessa. Korkea tuotantotaso, kuten esimerkiksi hyvä lavasuunnittelu sekä huipputason audiovisuaaliset laitteet, auttoivat yrityksen johtajia esittelemään yrityksen strategioita sekä antamaan tunnustusta onnistuneille työntekijöille. Interaktiivinen myyntiharjoitus kokosi yhteen eri maista tulevia myyjiä ja antoi näin mahdollisuuden verkostoitumiseen.

Vau-elämyksen tarjosi gaalaillallinen, jonka CWT M&E suunnitteli Harry Potter-teemaiseksi. Tämäkin tapahtuma järjestettiin rautatiemuseossa, jonne oli tuota myös elokuvista tuttu Hogwarts Express-juna, jossa vuosittaisen kannustinkilpailun voittajat julkistettiin ja palkittiin kollegoidensa edessä.

Lopputulos

Yli 800 asiakasta ja myyntiryhmän työntekijää vieraili tapahtumissa. Tapahtumasta saadun palautteen perusteella myyntitiimit saivat tapahtumasta runsaasti tietoa uusista tuotteista, ja monien kommenttien mukaan kyseessä oli paras tapahtuma, joka maailmanlaajuiselle myyntitiimille on järjestetty.

”Asiakas oli tyytyväinen, sillä molemmat tapahtumat olivat onnistuneita, ja sekä asiakkaiden että työntekijöiden kokemus tapahtumista oli erinomainen, minkä ansiosta asiakas pystyi keskittymään oman viestinsä kommunikointiin vierailijoille”, kertoo CWT M&E:n myyntipäällikkö.

Suunnitteluvaiheessa CWT M&E:tä pyydettiin säästämään budjetissa. CWT M&E onnistui tuottamaan loistavan kokemuksen ja samalla pienentämään budjettia 12 prosentilla. Lisäksi kustannussäästöjen ja neuvotteluiden ansiosta saimme aikaan 18 prosentin säästön kokonaiskuluissa.

Faktat

  • Kävijämäärä ylitti odotukset.
  • 88 % osallistujista kertoi tapahtuman olleen erinomainen tai hyvä, ja 90 % kertoi, että tulisi tapahtumaan uudestaan ensi kerralla.
  • Tapahtumasta saatujen uusien myyntimahdollisuuksien määrä ylitti odotukset.
  • Budjetti pieneni 12 %.
  • Säästöt vastasivat 130 % tapahtumaan liittyneistä hallintakuluista.

SIIRRY KOKOUSTEN JA TAPAHTUMIEN UUTEEN, RAJOITTAMATTOMAAN AIKAKAUTEEN

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

 

OTA YHTEYTTÄ