Toteuttamamme tapahtuma

Culture club: Unohtumattomia kokemuksia parhaille tekijöille

 

CWT

Ala: Vakuutusyhtiö

Palvelu: Unohtumaton kokemus 150 parhaalle vakuutusmyyjälle

Paikka: Madrid, Espanja

Tavoite

CWT Meetings & Eventsin Brasilian toimipiste sai tehtäväkseen suunnitella kannustematkan Madridiin. Toimeksiantaja oli yksi Brasilian suurimmista vakuutusyhtiöistä. Vaikka tapahtuma oli varsin monimutkainen ja muutamia haasteitakin ilmaantui, CWT M&E onnistui toteuttamaan virheettömän tapahtuman, joka keräsi asiakkaalta valtavasti kiitosta. 

Asiakas edellytti, että tapahtuma on saumaton digitaalinen kokemus, johon kuuluvat sähköpostikutsut, online -rekisteröinti tapahtumaan sekä tapahtumalle räätälöity mobiilisovellus. 

Lisäksi tehtävään kuului järjestää 260 osallistujan matkat Brasilian eri kohteista Sao Pauloon, josta ryhmä suuntasi yhdessä kohti Madridia.

CWT Meetings & Eventsin haluttiin toteuttavan osallistujille huippukokemuksen järjestämällä espanjalaisia aktiviteetteja, gaala- ja palkintoillalliset sekä muutaman yllätysohjelmanumeron. Kulujen odotettiin luonnollisesti pysyvän budjetissa. 

Haaste

"Haasteemme oli tehdä tapahtumasta luova, ainutkertainen kokonaisuus, joka erottuu lomamatkasta, jonka kuka tahansa osallistujista olisi voinut tehdä omin päinkin. Onnistuimme näyttämään kykymme läpi tämän räätälöidyn kannustematkan", kertoo Rodrigo Botono, Sales Manager, CWT M&E:stä.

Lisähaastetta tapahtuman toteukseen toi se, että pääyhteyshenkilö vaihtui kesken kaiken.

Ennalta valittuja paikkoja ja aktivitetteja ei voitu vahvistaa, ja niistä olivat kiinnostuneita monet muutkin. Jotta paikat saatiin varmistettua, tarvittiin nopeita päätöksiä ja maksuja. 

Ratkaisu

Brasilian CWT M&E:n tapahtumajärjestäjät löivät viisaat ja luovat päänsä yhteen espanjalaiskollegoidensa kanssa. Yhdessä he löysivät tavat, joilla 260 osallistujaa saataisiin pidettyä tyytyväisinä. Kulut pysyivät kurissa hyvien partnerisuhteiden ja neuvottelutaitojen avulla, vaikka paikkojen ja elämysten tasosta ei haluttu tinkiä. 

Osallistujat olivat ihastuneita kokemuksiinsa Madridissa koko matkan ajan. Aina saapumishetkestä yllätyslahjoihin matkan varrella, palkintoillallisesta virkistäviin aktiviteetteihin, kuten historiallisiin kierroksiin sekä perinteiseen espanjalaiseen tanssiin ja ruokaan. 

 

Tulokset

Osallistujat olivat ihastuksissaan matkan joka vaiheessa. Jokaisen yksityiskohdan huomioiminen ja hiominen tekivät tapahtumasta poikkeuksellisen. Perinteiset aktiviteetit tarjosivat ainutlaatuisen Espanja-kokemuksen ja unohtumattomia muistoja Madridista. 

Faktat

  • 100 % arvioi matkan kokonaisuutena hyväksi tai erinomaiseksi. 
  • 98 % arvioi gaalaillallistaåahtuman hyväksi tai erinomaiseksi.
  • Kaikki osallistujat arvioivat tapahtuman ohjelman hyväksi tai erinomaiseksi. 
  • CWT M&E sai 97 % osallistujista arvion erinomainen tai hyvä yleisestä avustamisesta, viestinnästä ja koordinoinnista. 

 



“Haluan kiittää CWT M&E:tä tämän upean tapahtuman järjestelyistä. Sain kokea unohtumattoman matkan, joka sisälsi runsaasti kulttuuria ja paikallisväriä. Vien nämä mahtavat muistot Madridista mukanani kotiin."    - Osallistuja

SIIRRY KOKOUSTEN JA TAPAHTUMIEN UUTEEN, RAJOITTAMATTOMAAN AIKAKAUTEEN

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

OTA YHTEYTTÄ