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Las últimas tendencias en reuniones y eventos

Reconocer el rendimiento en una pandemia

Estudio de caso

Industria: Productos químicos y de consumo

Servicio: Evento virtual para atraer a los mejores profesionales

Localización: Alemania/Virtual

El desafío

Ya en 2019, CWT Meetings & Events había empezado a planificar un evento para un cliente global de productos químicos y bienes de consumo para mayo de 2020, contratando un local en Lisboa para un fin de semana extendido de festividades. El evento estuvo en vilo durante varios meses con las incógnitas de la pandemia hasta que CWT consultó con el cliente en julio para comprometerse con un evento virtual en octubre.

Cuando tuvieron que convertir el evento en uno virtual, CWT Meetings & Events se enfrentó al reto de crear un programa inolvidable que transmitiera adecuadamente la gratitud y el aprecio por los esfuerzos de sus mejores empleados.

La solución

CWT M&E elaboró una estrategia de comunicación creativa que se centró en crear y mantener el entusiasmo, incluyendo:

  • Guardar la fecha por email
  • Email de invitación con un vídeo incrustado del alto dirigente
  • Caja de marca previa al evento enviada a los hogares poco antes del evento con un regalo de lujo, un folleto detallado del evento y golosinas gourmet para un "coffee break" virtual
  • Email posterior al evento con un video de resumen

Adaptamos completamente la plataforma virtual a la marca del cliente y al logotipo del evento dentro de una experiencia en 3D, que incluía: sala de contactos virtuales, espacio plenario para las presentaciones y salas para la creación de equipos/redes. Nuestro diseñador creativo incluso destacó a los asistentes con sus imágenes incluidas de forma creativa en la decoración virtual. Todos los ponentes estaban en directo en la sede del cliente con una pantalla verde que transmitía los oradores a la plataforma virtual. El personal de CWT M&E, junto con el socio de producción del cliente, gestionó todos los aspectos in situ.

Creamos y seguimos los protocolos de la COVID-19 sin excepción, incluyendo un máximo de tres oradores en el escenario a la vez y la asignación de su propio micrófono a cada orador. La entrada y salida de los oradores de la sala de la pantalla verde requirió una coordinación estratégica para garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad, con la colocación de máscaras cuando no se hablaba y el mantenimiento de la distancia social.

Los momentos memorables fueron:

  • Discurso de apertura del primer alemán que se zambulló en apnea con un tiburón después de que una lesión en el hombro lo dejara en cama durante casi un año. Su presentación hizo partícipes a los asistentes de la gestión de riesgos, que es un gran objetivo de los clientes.
  • El juego de escape de creación de equipos, "Vence al Hacker", comienza con un vídeo del líder principal sentado frente a un ordenador portátil que no deja de funcionar mal. Comunica un mensaje ominoso: "Nos han hackeado"; los datos de la empresa se harán públicos a menos que se resuelvan todas las tareas en 45 minutos. El equipo ganador se anuncia en la pantalla con confeti virtual y un regalo extra.
  • El galardonado con el máximo galardón del Presidente fue reconocido en pantalla por el alto dirigente con la entrega de un lujoso regalo. El confeti virtual voló una vez más en la pantalla para poner fin al evento.

Los resultados

El equipo de CWT M&E recibió el reconocimiento de los principales interesados y de la alta dirección por su mentalidad creativa y ágil para transformar el evento del cliente en una plataforma virtual. El evento consiguió un ahorro de costes de aproximadamente el 30% y una puntuación de promotores netos del 61% cuando se preguntó a los asistentes si "recomendarían el evento de incentivos a un amigo o colega". También negociamos con el lugar de celebración contratado para garantizar la exención de las penalizaciones por cancelación con una futura nueva reserva en ese lugar. Nuestro éxito virtual fortaleció/reforzó la relación con el cliente. Recientemente nos han concedido la organización de su programa de viajes de incentivos para 2021, que también se convertirá en un evento virtual.

Comentarios de los participantes

  • “Todo fue estupendo, incluido el formato interactivo y los ponentes; es agradable sentirse parte de un equipo tan grande y creativo.” 
  • “Fue muy interesante hacer este evento de forma virtual. Esto me hace saber cómo adaptarme a la situación actual.”
  • “Era absolutamente de alta tecnología e innovador.”
  • “Siéntase parte de los mejores talentos de la compañía.” 
  • “El orador invitado y el concurso de redes fueron estupendos, así como la presentación muy personal de los empleados.”

Datos clave:

  • Éxito asegurado por cuarto año consecutivo
  • 30% de ahorro en costes
  • 61% Net Promoter Score

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