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Las últimas tendencias en reuniones y eventos

Estudio de caso

Más ahorros y eficacia gracias a una doble conferencia

 

Industria: financiera

servicio: Foro para el mercado europeo y lanzamiento de una campaña global de ventas

lugar: Budapest, hungría

El objetivo

Tras una fusión, una empresa proveedora de software bancario buscaba comunicar su nueva estrategia y productos de mensajería a sus audiencias clave. En primer lugar, el cliente quería llegar a 300 nuevos clientes en toda Europa, con la intención de impulsar las ventas de sus productos más recientes. En segundo lugar, necesitaba compartir su estrategia con los 400 miembros del equipo de ventas global, proporcionarles formación extra y una mayor comprensión de sus productos para el año siguiente.

El desafío

La empresa confió en CWT Meetings & Events para que organizara dos grandes eventos. Ambos requirieron sesiones de apertura y sesiones de trabajo, espacio dedicado a exposición y oportunidades de contacto entre los ejecutivos de la empresa. El objetivo del evento era conseguir una experiencia memorable para los asistentes, además de un servicio excepcional y un gran valor de producción.

El equipo de CWT M&E ofreció soluciones integrales y se responsabilizó de todo el programa. Entre los servicios prestados, se incluía la contratación, la gestión de asistentes y pagos, la producción de eventos, la creación de contenido, la planificación y ejecución de cenas de gala… Todo ello, además, debía estar gestionado a través de un único punto de contacto para el cliente.

La solución

La solución del equipo consistió en ofrecer eventos consecutivos en el mismo lugar. El evento para clientes se llevó a cabo desde el lunes al mediodía hasta el miércoles al mediodía. El evento para el personal de ventas tuvo lugar desde el miércoles al mediodía hasta el viernes por la tarde. Así se consiguió aumentar la eficacia del personal que acudió a ambos eventos y se optimizó el gasto en proveedores locales, lo que aumentó el ahorro.

Después de una búsqueda exhaustiva de varios posibles destinos europeos, el equipo se decidió por el histórico hotel Corinthia de cinco estrellas en Budapest, Hungría.

"Además de ser una ciudad histórica con una gran oferta cultural, la capital húngara ofrece una excelente relación calidad- precio. Tendemos muy buena relación con varios proveedores y contamos con un poder de compra global que nos permite negociar precios y obtener descuentos sustanciales” explica el responsable de la cuenta en CWT M&E.

CWT M&E proporcionó un programa especializado de gestión de asistentes para permitir que ambos grupos de participantes se inscribieran en el evento y reservaran el alojamiento. Esto permitió a los asistentes seleccionar las sesiones de trabajo preferidas y programar reuniones con los ejecutivos del anfitrión. Además, durante el evento, los invitados pudieron acceder a través de una ‘app’ a los detalles de la agenda, ponentes, patrocinadores y ocasiones de ‘networking'.

La impecable producción del evento, desde la iluminación hasta el diseño de la escenografía, consiguió que las presentaciones principales fueran muy claras. Los patrocinadores estuvieron presentes en todo momento para entablar relación con nuevos clientes potenciales junto a la propia compañía de software. Además, los clientes se sintieron valorados gracias a la invitación a un museo de trenes cercano para disfrutar de una recepción nocturna, al estilo de un mercado húngaro, aderezada con cervezas locales, vinos y entretenimiento.

A medida que el evento para clientes llegaba a su fin, CWT Meetings & Events planeó un cambio de ritmo para iniciar el evento de ventas. Los mejores valores de producción, incluyendo la puesta en escena y el equipo audiovisual de alta calidad, aseguraron que los líderes de la empresa pudieran presentar la estrategia y reconocer el éxito del equipo. Un ejercicio interactivo de formación en ventas reunió a los colegas en distintos equipos para impulsar el trabajo en equipo.

El factor sorpresa vino de la mano de una cena de gala, celebrada en el museo del ferrocarril, donde se anunciaron los nombres de los ganadores del programa anual de incentivos y los premios concedidos.

El resultado

Más de 800 personas, entre clientes y personal de ventas acudieron al evento. El ‘feedback’ proveniente del equipo de ventas demostró un gran conocimiento del producto tras las sesiones de formación y muchos comentaron que había sido el mejor evento de ventas global al que habían acudido.

"TEl cliente se mostró muy satisfecho con ambas partes del evento, con el hecho de que la experiencia, tanto para sus clientes como para sus empleados, fuera de tal calidad y con haber podido desentenderse de los detalles de organización para concentrarse en el mensaje que se quería transmitir a los asistentes" según el responsable de la cuenta en CWT M&E.

Durante el proceso de planificación, se pidió que se redujeran los costes. CWT Meetings & Events consiguió organizar una experiencia de gran calidad con un presupuesto reducido en un 12 %. Además, gracias a la reducción de costes y negociaciones se consiguió un ahorro del 18 % del gasto final total. Los ahorros equivalieron así a un 130 % de las tasas de gestión aplicadas a la organización del proyecto

Datos clave

  • El número de asistentes superó las expectativas
  • El 88 % de los asistentes valoró la experiencia como excelente o buena y el 90 % afirmó que volvería a asistir el año que viene
  • El número de ‘leads’ que se quería conseguir con el evento se superó
  • Se redujo el presupuesto en un 12 %
  • Los ahorros equivalieron a un 130 % de las tasas de gestión aplicadas a la organización del proyecto

 



"Organizar dos eventos consecutivos fue todo un desafío, tanto para nosotros como para el cliente, pero la verdad es que mereció la pena en términos de ahorro de tiempo y costes. Como todo fue organizado directamente por CWT Meetings & Events, el clientmas-ahore no tuvo que preocuparse de nada, ya que sabía que todo estaba siendo planificado, gestionado y controlado desde un único punto“
Responsable de la cuenta en CWT M&E

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