La solución
La solución del equipo consistió en ofrecer eventos consecutivos en el mismo lugar. El evento para clientes se llevó a cabo desde el lunes al mediodía hasta el miércoles al mediodía. El evento para el personal de ventas tuvo lugar desde el miércoles al mediodía hasta el viernes por la tarde. Así se consiguió aumentar la eficacia del personal que acudió a ambos eventos y se optimizó el gasto en proveedores locales, lo que aumentó el ahorro.
Después de una búsqueda exhaustiva de varios posibles destinos europeos, el equipo se decidió por el histórico hotel Corinthia de cinco estrellas en Budapest, Hungría.
"Además de ser una ciudad histórica con una gran oferta cultural, la capital húngara ofrece una excelente relación calidad- precio. Tendemos muy buena relación con varios proveedores y contamos con un poder de compra global que nos permite negociar precios y obtener descuentos sustanciales” explica el responsable de la cuenta en CWT M&E.
CWT M&E proporcionó un programa especializado de gestión de asistentes para permitir que ambos grupos de participantes se inscribieran en el evento y reservaran el alojamiento. Esto permitió a los asistentes seleccionar las sesiones de trabajo preferidas y programar reuniones con los ejecutivos del anfitrión. Además, durante el evento, los invitados pudieron acceder a través de una ‘app’ a los detalles de la agenda, ponentes, patrocinadores y ocasiones de ‘networking'.
La impecable producción del evento, desde la iluminación hasta el diseño de la escenografía, consiguió que las presentaciones principales fueran muy claras. Los patrocinadores estuvieron presentes en todo momento para entablar relación con nuevos clientes potenciales junto a la propia compañía de software. Además, los clientes se sintieron valorados gracias a la invitación a un museo de trenes cercano para disfrutar de una recepción nocturna, al estilo de un mercado húngaro, aderezada con cervezas locales, vinos y entretenimiento.
A medida que el evento para clientes llegaba a su fin, CWT Meetings & Events planeó un cambio de ritmo para iniciar el evento de ventas. Los mejores valores de producción, incluyendo la puesta en escena y el equipo audiovisual de alta calidad, aseguraron que los líderes de la empresa pudieran presentar la estrategia y reconocer el éxito del equipo. Un ejercicio interactivo de formación en ventas reunió a los colegas en distintos equipos para impulsar el trabajo en equipo.
El factor sorpresa vino de la mano de una cena de gala, celebrada en el museo del ferrocarril, donde se anunciaron los nombres de los ganadores del programa anual de incentivos y los premios concedidos.
