Estudio de caso

Una conocida farmacéutica confía el lanzamiento interno de un nuevo producto ante más de 300 empleados a CWT M&E.

 

CWT

Industria: Farmacéutica

Servicio: Una farmacéutica celebra el lanzamiento interno de un nuevo producto con más de 300 empleados

Localización: Barcelona, España


Objetivo

Aprovechando sus reuniones trimestrales, uno de nuestros clientes, una importante empresa farmacéutica, decidió celebrar el lanzamiento interno de su nuevo producto para la diabetes. Para ello, invitó a más de 300 empleados, de los que 120 asistieron solo al lanzamiento (1 noche) mientras que los otros 230 lo hicieron a los dos eventos programados (entre 3 y 4 noches de hotel, según las diferentes áreas de negocio de la empresa). Nuestro cliente necesitaba así una sala para el gran lanzamiento, por un lado, y varios salones y espacios diferentes para celebrar las diferentes reuniones con sus correspondientes desgloses, por el otro.

El desafío

1.     La celebración del lanzamiento de este producto dependía de la obtención a tiempo de una visa de la Inspección del Ministerio de Salud del Gobierno. Por eso, era imprescindible que el proyecto se mantuviese en secreto incluso entre los empleados. Esto significó que desde CWT M&E no podíamos gestionar los billetes ni las reservas, para evitar incurrir en más gastos de viaje de los estrictamente necesarios. La homologación del Gobierno se obtuvo finalmente tan solo 3 semanas antes del evento, lo que nos dejaba con 15 días laborables para organizarlo.

2.     Durante cada día del evento los asistentes se tenían que dividir en un gran grupo principal, de mayor número de personas, y entre siete y diez grupos menores con reuniones y programas paralelos dispersos en diferentes partes de la ciudad. Por eso era especialmente importante que el equipo de CWT M&E planificara todas los traslados al máximo. También era relevante para el éxito del proyecto que todos los invitados estuviesen perfectamente informados sobre la reunión a la que tienen que asistir, el lugar y la hora en la que se celebraba y qué traslado se había organizado para ellos.

La solución

1.     Se desarrolla un sitio web de registro para recopilar todas las solicitudes de viaje de los invitados y se crea un equipo especializado de 6 personas para gestionar y emitir lo más rápidamente posible los 300 documentos de viaje individuales, con un número significativo de cambios, a medida que llegan a la plataforma. El equipo de CWT M&E gestionó en tan solo diez días más de 450 documentos de viajes individuales, sin ningún error.

2.     La logística para el traslado de pasajeros se programó de manera cuidadosa, e incluso se desarrolló una aplicación específica para el evento. De esta manera todos los invitados tenían la información detallada de todos los horarios y el evento con las diferentes agendas para cada grupo. Para reforzar este punto, se programaron además notificaciones personalizadas tipo ‘push’, con avisos de salidas de traslados, horarios de reuniones, horas de ocio, cenas, etc. También se ofrecía información detallada y diaria en todos los mostradores de hospitalidad, para aquellos que preferían utilizar un medio ‘offline’ para mantenerse al día.

 

Los resultados

El organizador del evento, nuestro cliente, pudo disfrutar y relajarse durante el evento, ya que no hubo quejas ni incidentes de ningún asistente, ni reuniones perdidas. Al día siguiente de su regreso, el cliente confirmó a CWT M&E la organización de su próximo lanzamiento regional de producto, esta vez con profesionales médicos.

Datos clave

  • La homologación del nuevo productó se produjo tan solo tres semanas antes del momento en el que se quería lleva a cabo el evento, lo que dejó a CWT M&E con tres semanas para prepararlo.
  • Gestión de 450 documentos de viaje individuales en tan solo diez días. 
  • El cliente confirmó a CWT M&E unos días después la organización de su próximo lanzamiento regional de producto, esta vez con profesionales médicos. 

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