Estudio de caso

Cómo gestionar  el registro de actividades y transporte de todos los participantes mediante un software de control de asistentes

 

CWT

Industria: Aseguradora

Servicio: Organización de un viaje de incentivo para más de 2000 personas

Lugar: Mar Mediterráneo

El objetivo

CWT Meetings & Events organizó para una conocida aseguradora un viaje de incentivo para más de 2000 personas, que consistía en un crucero por el Mediterráneo con 5 escalas y un programa totalmente personalizado. En cada escala del crucero, se habían programado varias actividades para los asistentes como visitas guiadas, cenas especiales y fiestas temáticas diseñadas a medida. Por eso, CWT M&E necesitaba una solución que le ayudase a manejar de forma ágil el registro de actividades y el transporte de todos los participantes, mediante un software de control de asistentes.

El desafío

La herramienta, una aplicación que leía los datos RFID que enviaban las pulseras de identificación que portaban los asistentes, tenía que ser capaz de gestionar cambios en cualquier momento y ser compatible con la ley europea de protección de datos (GDPR).

La solución

La empresa Yumiwi, socio preferente de CWT M&E, proporcionó su plataforma de gestión de eventos con las siguientes funciones:

  • Registro de actividades
  • Control de asistentes para actividades y transporte
  • Registro ágil y rápido
  • Gestión por aplicación móvil para todos los controles
  • Pulseras RFID para la identificación de asistentes

El resultado

La solución utilizada demostró su solidez al permitir la gestión de más de 39 000 registros de datos en diferentes días y lugares. A pesar del gran número de participantes y registros en las distintas actividades, el sistema funcionó sin problemas y con mucha rapidez. Así, se pudo gestionar el registro de hasta 93 personas por minuto, como máximo, con una media de 55 personas por minuto. Para agilizar el control, se utilizaron varios dispositivos que funcionaron en paralelo en las entradas con gran afluencia. En ningún momento los asistentes tuvieron sensación de ‘estar haciendo cola’ para poder registrarse.

El sistema facilitó la obtención de datos en tiempo real sobre lo que estaba aconteciendo:

  • Cuántas personas se habían registrado
  • Quién estaba pendiente de llegar o registrarse
  • Cambios de última hora
  • Reasignación de asistentes en las diferentes actividades

Datos clave

Gestión de los registros y transportes de 2000 participantes

Media de registro de 55 personas por minuto

La solución muestra la facilidad con que pueden obtenerse datos respecto a los asistentes asignados a una determinada excursión y cómo es posible conocer en tiempo real cuántos pasajeros no llegaron a usar el autobús contratado, cuántos fueron reasignados o cuántos volvieron al puerto y al barco por sus propios medios (en taxi, por ejemplo). 

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