Estudio de caso

Colaboración en su máxima expresión

 

CWT

Industria: Restauración

Servicio: Coordinar el transporte aéreo, ferroviario y por carretera para 4600 personas que acudían a una conferencia anual.

Localización: Orlando, Estados Unidos

El objetivo

CWT Meetings & Events colaboró con una popular empresa de restaurantes para proporcionarle un servicio completo de transporte a su conferencia anual de propietarios y operadores, que se celebró en la ciudad de Orlando, en Florida. El evento reunió a propietarios de franquicias y a empleados de las empresas afiliadas.

Los requisitos:

  • Contar con la ayuda de una agencia de reuniones y eventos que pudiese proporcionar todos los servicios y organizar una buena experiencia para los asistentes.
  • Flexibilidad para adaptarse a las necesidades individuales de los participantes, entre las que se incluían estancias prolongadas o actividades adicionales.
  • Mantener el presupuesto dentro del programa general.
  • Una cultura abierta y de servicios.

El desafío

El cliente tenía preferencia por una aerolínea concreta que ofrece a quienes reservan directamente con ella ciertos beneficios. Por eso, fue necesario priorizar esta empresa frente a la lista propia de proveedores preferentes, incluso cuando las operaciones estaban fuera de los parámetros de la reunión.

 

La solución

Gracias a los conocimientos y procesos de CWT M&E, así como a la asignación del personal más indicado, se consiguió una reducción significativa de los tiempos de respuesta. La adopción de un enfoque seguro y útil con cada reserva consiguió que los asistentes pudiesen disfrutar de un viaje de ida y vuelta al evento muy positivo. Los puntos principales que se tuvieron en cuenta fueron:

  • Tener un equipo dedicado para el evento.
  • Asegurar que el programa no excediera los costes programados. Para ello se consideraron los siguientes puntos:
    • Se utilizó el conocimiento del equipo de reservas en la gestión de cupos y vuelos chárter y se proporcionaron las reservas individuales y en grupo para las ciudades con mayor número de asistentes.
    • Se gestionaron siete vuelos chárter de ida y vuelta con la aerolínea preferente del cliente entre la ciudad donde se encuentra su sede y Orlando.
    • Se utilizó el proveedor preferente siempre que fue posible para cumplir con los requisitos del viaje, lo que resultó en menores costes.
  • Alineamos nuestra tecnología con su empresa logística para asegurarnos de que nuestros servicios fueran compatibles y mitigar así posibles dificultades.

Los resultados

La incorporación de la cultura y valores empresariales del cliente en nuestro servicio y la oferta de un proyecto eficiente y rentable significaron la renovación del contrato, lo que demuestra que el servicio y la elección de socios siguen siendo relevantes en una industria en constante cambio.

  • Se excedieron los acuerdos de servicios acordados en cuestión de tiempos.
  • Se prestaron servicios a un coste más bajo que los de la anterior empresa de gestión de viajes.
  • Los asistentes disfrutaron de una experiencia libre de imprevistos y estrés.
  • Excelentes opiniones sobre el equipo de CWT M&E, que dio respuesta a las demandas individuales de los asistentes, lo que reflejó a la perfección el servicio personalizado al cliente del que hacen gala los restaurantes del cliente.

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Datos clave

  • Presupuesto de tres millones de dólares
  • 4600 participantes
  • Transporte aéreo, ferroviario y por carretera desde distintas localidades

 


“El equipo de CWT Group Air se ocupó de cada viajero y de cada situación con la máxima profesionalidad. Fue un placer trabajar con CWT y nuestros asistentes quedaron muy satisfechos”, dijo el planificador de eventos.

Hacia una era sin límites en las reuniones y conferencias

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