Estudio de caso

Cambio e innovación en Barcelona

 

CWT

Industria: Automovilística

Servicio: Vuelos, alojamiento y programa para un evento de cinco días con 255 participantes

Localización: Barcelona, España

El objetivo

Un proveedor internacional de la industria del automóvil pidió a CWT Meetings & Events que planificara y llevara a cabo su concurso anual de cambio e innovación. Este evento acoge la final de una iniciativa global en la que las candidaturas más exitosas se presentan en una exclusiva ceremonia de entrega de premios. La empresa solicitó a CWT M&E que se encargara de los vuelos, los traslados, el alojamiento, la selección de las instalaciones necesarias y el catering.

El desafío

El local tenía que ser espectacular y cumplir los distintos requisitos especificados por el cliente. También se necesitaban instalaciones especiales para el equipo, que llegaría desde distintas partes del mundo. Las salas debían ser grandes, para poder albergar a todos los invitados. Las finales europeas se celebraron durante los dos primeros días. Los participantes que no lograron clasificarse volvieron a casa, mientras que los tres finalistas permanecieron en Barcelona para defender sus propuestas en la final. El lugar debía ser accesible para todo el mundo, pero dentro de un presupuesto relativamente ajustado de unos 200 000 euros para 255 participantes.

La solución

CWT M&E se decantó por un hotel de 4 estrellas con centro de convenciones, situado unos 100 km al suroeste de la Ciudad Condal. El hotel incluía un parque temático, que lograba dar respuesta la petición de un lugar especial dentro del presupuesto. Los participantes tuvieron acceso exclusivo al parque temático, que se utilizó para los eventos nocturnos y para dar la bienvenida a los asistentes. La final mundial se celebró en el club de playa del parque.

Los resultados

Los participantes se mostraron encantados con la ubicación y efectos visuales del lugar elegido. La final culminó con una gran celebración del equipo ganador. El cliente apreció sobremanera la ubicación de alto nivel y la posibilidad de organizar un evento creativo dentro del presupuesto acordado. El trabajo de CWT Meetings & Events aseguró que la planificación y ejecución de este complejo evento con numerosos requisitos se llevara a cabo sin problemas. Gracias a la capacidad de negociación de CWT y a su posición en el mercado, se logró un notable ahorro del 28 % en comparación con la oferta original del hotel.

La respuesta del cliente fue excelente y demostró que CWT M&E es capaz de ofrecer soluciones creativas y de gran nivel con un presupuesto limitado.

Datos clave

  • Presupuesto de 203 000 euros
  • 28 % de ahorro sobre las tarifas iniciales para el alojamiento de los invitados
  • Gestiones de viaje para 255 participantes provenientes de distintos lugares

 


“La profesionalidad de CWT Meetings & Events ha permitido planificar con éxito un evento complejo con gran cantidad de requisitos”, considera uno de los asistentes.

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