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Estudio de caso

Un toque caribeño para una conferencia anual

 

Industria: Automoción

Servicio: Gestión integral de la conferencia anual para concesionarios de vehículos de alquiler

Localización: República Dominicana

Objetivo

Una importante empresa de alquiler de vehículos quería organizar su conferencia anual para los concesionarios en Latinoamérica. Como CWT Meetings & Events había gestionado las conferencias anuales de la empresa para los concesionarios de la zona de Europa, Oriente Próximo y África durante años, el grupo decidió que CWT M&E asumiera las riendas de este evento y creara una conferencia de cuatro días en la que participarían 150 personas. El objetivo del evento era reunir a los licenciatarios con el equipo directivo de la empresa para compartir las mejores prácticas, discutir los objetivos, recompensar el rendimiento y promover el trabajo en equipo.

El desafío

La calidad de la conferencia en Latinoamérica no podía desmerecer los eventos antes celebrados en la zona EMEA, lo que significaba que era necesario aumentar el nivel del evento para asegurar un buen retorno de la inversión.

La solución

El proyecto comenzó con la elección del lugar de celebración. Los puntos a favor para elegir el que fue destino final fueron las instalaciones ofrecidas, que incluían una sala principal con salas de reuniones y espacios de oficina, todo conectado a través de una zona de recepción.

Para garantizar la mejor experiencia posible a los asistentes, CWT M&E creó una página web de registro y ofreció apoyo in situ durante todo el proceso. El sitio web incluía además enlaces a otras páginas donde los participantes podían reservar sus propias habitaciones en el hotel. También se suministraron modernos equipos audiovisuales y de puesta en escena. Expertos en tecnología audiovisual del Reino Unido trabajaron con el personal local para construir el set y poner en marcha todo el equipamiento.

Como la conferencia se celebró en un hotel con todo incluido, no había necesidad de salir de él para solventar el asunto de las cenas, que tuvieron lugar en sus restaurantes y clubes con comidas tipo buffet.

Con el fin de minimizar los costes, Jo, responsable de cuentas, recomendaba a los asistentes compartir el transporte siempre que fuera posible.

Reunir con éxito a los licenciatarios de las dos marcas del grupo requería una planificación estratégica. Por eso, el primer día se programó un cóctel de bienvenida que sirviese para romper el hielo y que los asistentes de ambas partes empezasen a conocerse entre sí y a los directivos de la marca. Jo y Sarah, ambas involucradas en el proyecto, animaron a los participantes a sentarse con colegas de distintos países durante el buffet que siguió a las bebidas.

Se incentivó el sentido de identificación corporativa a través de distintas iniciativas:

  • Actividades de cohesión de equipos.
  • El bar del hotel se decoró con los colores corporativos de la marca durante el cóctel de bienvenida.
  • Se hizo una escultura de arena gigante con el logo de la empresa iluminado durante una fiesta en la playa y además se utilizó para un evento de team-building posterior.
  • Varios artistas crearon un espectáculo con luces LED que recordaban los colores de la marca durante la cena.

Los resultados

La estrecha colaboración con el cliente y proveedores preferentes hizo que la conferencia en Latinoamérica fuera un éxito. Gracias a la relación de confianza existente, el cliente aceptó las sugerencias de CWT M&E que garantizaron que el evento se ajustara al presupuesto.

  • Los asistentes disfrutaron de una gran experiencia gracias al registro online, apoyo in-situ y una logística perfecta.
  • CWT M&E utilizó su conocimiento del mercado local para conseguir buenas salas de reuniones que mejoraron la experiencia final.
  • El reconocimiento de la marca se logró a través de contenidos diferenciados, como imágenes espectaculares, los ejercicios de team-building y la integración que se consiguió entre los asistentes de distintos ámbitos.

Datos clave

  • Gestión completa de la conferencia
  • 150 asistentes de distintos lugares
  • El cliente firmó un contrato para el año próximo

 


“El éxito de esta conferencia ha hecho que nos pongamos ya a buscar un buen espacio para el evento del próximo año, que será en Miami”, explica Sarah.

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