La mejor tecnología para tu programa de reuniones

 

 

CWT

No hay duda de que la tecnología ha mejorado nuestras vidas, al permitirnos realizar tareas de forma más rápida y eficiente, y con facilidad. Pero no toda la tecnología es igual. Algunas plataformas son muy funcionales, otras nos seducen con interfaces realmente intuitivas.

Al final, la tecnología, sea cual sea su nivel de sofisticación o capacidad, solo es eficaz si produce los resultados deseados. Una empresa debe elegir la tecnología adecuada –la que mejor se adapte a sus necesidades–, y no simplemente optar por el último producto del mercado o el que utilizan todos sus competidores.

Cuando hablamos de tecnología para reuniones, algunas empresas tienden a fijarse en aquellos productos que utilizan otras compañías. En lugar de centrarse en esa estrategia, aconsejamos a los clientes que hagan un ejercicio de introspección. Lo primero es conocerse bien y saber qué se necesita exactamente. Es un proceso de descubrimiento.

¿Qué le pides a tus herramientas para reuniones? ¿Cuál es el objetivo de implementar una tecnología de este tipo? ¿Qué nos resulta más adecuado?

A continuación presentamos cinco aspectos que han de tenerse en cuenta en la búsqueda de las mejores tecnologías para tu programa de reuniones.

1. ¿Funciona en todas las regiones?

Considera la posibilidad de desplegar tecnología en varios mercados y regiones, no sólo en un mercado único. Por ejemplo, algunas plataformas están construidas para centrarse únicamente en una región o país concreto. Así que ciertas funciones, como la generación de informes, solo funcionarán en esa área geográfica. Para las reuniones nacionales esto no plantea ningún problema, pero si el planificador del evento necesita salirse de ese ámbito, tendrá sus limitaciones. ¿Es compatible esa tecnología con múltiples idiomas? ¿Incluye inventario en diferentes regiones? Si no es así, y lo vas a necesitar, sigue buscando.

2. ¿Es multipropósito?

Algunas compañías utilizan programas específicos para una tarea única. Aunque puede ser una respuesta a cualquier preocupación inmediata, este método de silo acaba siendo muy limitador. En el futuro, la empresa puede necesitar ampliar su alcance para encontrar un programa que satisfaga múltiples aplicaciones. Toma como ejemplo una tecnología que utilizas para una función específica que ahora cumple tus requisitos. ¿Es escalable? ¿Se puede ampliar por módulos? Algunas plataformas son muy holísticas, lo que permite al planificador registrar una reunión, introducir presupuestos, buscar proveedores, realizar un seguimiento de los participantes y ofrecer un verdadero servicio integral que agiliza todo el proceso. Algo así puede ser interesante.

3. ¿Qué datos guarda y procesa?

Los datos “valen su peso en oro”, por lo que no es de extrañar que su análisis se llame "minería de datos". Las empresas necesitan una tecnología que pueda generar informes, ofrecer un seguimiento completo de los datos recopilados durante una reunión, y analizar y proporcionar información estratégica sobre esos datos recopilados. Los datos deben poder desglosarse por categorías útiles para los requisitos de la empresa, que pueden ir desde la distribución de los gastos en reuniones hasta dónde se celebran la mayoría de ellas, o desde qué hoteles se usan más a menudo hasta el rango de presupuesto en todos los mercados. Estos parámetros ayudarán a una organización a comprender los detalles sobre su gasto en reuniones, a identificar patrones y a mejorar su gestión para lograr un equilibrio entre valor y costes. Y eso no tiene precio.

4. ¿Es fácil de usar?

La introducción de datos puede ser una tarea ingrata y hasta aburrida. El uso de un sistema que simplifique el proceso hará que la carga sea más fácil de soportar. Algunas empresas dejan que sus agencias introduzcan los datos. Para aquellas que optan por hacerlo ellos mismos, es imperativo hacer preguntas puntuales sobre cualquier interfaz orientada al cliente. ¿Cuántos pasos se necesitan para completar una entrada? ¿Estos pasos requieren mucho tiempo? ¿La información está estructurada claramente y los procedimientos son intuitivos? ¿Cómo fluye el proceso? Las mejores tecnologías, generalmente desarrolladas por proveedores establecidos, ofrecen personalización, de modo que los planificadores de reuniones pueden disfrutar de un sistema que se adapta a sus necesidades, a la par que garantiza su facilidad de uso.

5. Pruébalo antes de comprarlo

Antes de comprometerte con un tipo específico de tecnología, es vital evaluar lo que necesitarás de ella. Algunas tecnologías de reuniones ofrecen una mejor función de búsqueda. Otras son más intuitivas al analizar las entradas y predecir los requisitos del usuario. Algunas permiten que los campos de búsqueda sean más extensos para que el cliente pueda obtener resultados casi "personalizados". Y luego están las que proporcionan resultados en unos pocos pasos. Cualquiera que sea la faceta más importante para ti, es mejor comprobar su eficacia durante la etapa de exploración y prueba, y no una vez firmado el acuerdo para utilizarla.

Autor: Sam Lay, Director senior de CWT Meeting & Events para la región de Asia Pacífico.

Una versión de este artículo fue publicada originalmente en CEI Asia

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