La Convención Internacional 2018 de Prosegur, todo un reto logístico

Desplazar a más de 500 personas desde distintos puntos del mundo hasta la pequeña localidad de El Escorial, en Madrid, no es tarea sencilla. Si a eso se le suma la necesidad de tener en cuenta las demandas de seguridad, horarios y movilidad que supone la participación de cientos de asistentes en una convención internacional de varios días, la misión resulta casi imposible. Aun así, CWT Meetings & Events cosechó elogios y felicitaciones por hacerse cargo de toda la parte logística de la Convención Internacional 2018 de Prosegur.

La organización logística de un evento es tan importante como la parte presencial. Y tan necesaria. Cualquier fallo en la misma puede arruinar el acto más interesante. Y es que tanto invitados como ponentes han de llegar a él, a tiempo y en la mejor disposición, para poder concentrarse en las actividades previstas y sacarles el máximo partido.

La empresa líder en seguridad Prosegur decidió separar la gestión de ambas partes en su Convención Internacional de 2018, y se decantó directamente por CWT Meetings & Events para que se hiciera cargo de toda la logística del evento. Un reto que la división especializada en reuniones y eventos de CWT aceptó, convencida de su larga experiencia en ese ámbito.

Desde el inicio del proyecto, hasta la celebración del mismo, fueron muchas las gestiones realizadas. La mayoría de asistentes provenía de Latinoamérica, pero también hubo viajeros que llegaron desde puntos tan remotos como China, Australia o Filipinas. Para todos ellos se habilitó una página web en la que dejaban sus datos personales, una copia de su pasaporte, las preferencias de llegada y salida del país –dentro de unos plazos asignados–, y cualquier información necesaria para proceder a las reservas de vuelos y habitaciones.

“Gestionar los vuelos de llegada y salida, los desplazamientos internos y las medidas de seguridad, los seguros médicos en el extranjero y las políticas de empresa para un grupo de estas dimensiones, con integrantes de más de veinte países de todo el mundo, es muy complicado, pero también un desafío muy interesante para el equipo”, explica Paz Martos, directora de CWT Meetings & Events España.

Cuestión de seguridad

Aunque el precio siempre es un aspecto fundamental a la hora de gestionar reservas de cualquier tipo, lo cierto es que Prosegur predica con el ejemplo y la seguridad fue un aspecto clave en todo el proceso. La aplicación de la política de traslados de la compañía hizo la logística más complicada. A pesar de ello, CWT M&E y Prosegur intentaron, dentro de lo posible, tener en cuenta las preferencias personales de los viajeros, en cuanto a compañías, horarios, etc., y hacer que todos ellos llegaran en unos plazos ajustados al destino final. El objetivo era hacer que la convención fuese un éxito, incluso antes de que empezara.

Durante los días del evento, los asistentes se hospedaron en varios hoteles Euroforum, situados entre El Escorial y Segovia. Esas gestiones las realizó directamente la propia Prosegur, llevando así parte de la responsabilidad logística. Algunos departamentos realizaron actividades específicas al término de la Convención. Para ellos, fue necesario organizar su estancia en la capital española. Ahí intervino de nuevo CWT M&E, quien se ocupó de reservar los alojamientos y desplazamientos en la propia Madrid. Además, alrededor de 60 personas participaron, tras la convención, en una reunión interna que se celebró en La Coruña. Para ellos también se gestionó el desplazamiento hasta allí, la estancia y la vuelta a sus hogares.

Entre bambalinas

Pero la responsabilidad de CWT M&E en esta convención no se redujo al antes y el después, sino que también estuvo muy presente en el durante. Los días en los que se celebró la convención, un equipo de siete personas, liderado por Arancha Joga, Events Sales Manager de CWT M&E España y responsable del proyecto, veló porque entre bambalinas todo estuviera a la altura de las expectativas.

Además del personal propio, el equipo decidió contratar a varias azafatas y un servicio de ambulancias, para que los asistentes estuvieran siempre bien atendidos. Afortunadamente, todo salió bien, y exceptuando dos incidentes de poca gravedad y las pérdidas –y posterior recuperación– de objetos personales, no hubo que hacer prácticamente uso de ellos.

También la cena de gala y entrega de los Premios Valores Prosegur, que pusieron el colofón a la convención, presentaron varios desafíos logísticos. La cena se celebró en una antigua nave industrial, a la que los invitados llegaron en veinte autobuses. El acceso a la misma era de sentido único, por lo que el equipo organizó con sumo cuidado la llegada escalonada de los vehículos, su estacionamiento mientras iban accediendo los que aún estaban en camino, y la vuelta por la misma carretera, tanto para dejar como para recoger a los asistentes.  

“Conciliar las necesidades logísticas y los objetivos comunicativos y presenciales en un evento, sobre todo de esta envergadura y gestionado por distintas empresas, es imprescindible para que tenga éxito y satisfaga las necesidades tanto del cliente como de los asistentes. Si una de las partes falla, la otra también sufre las consecuencias. Es por eso que desde CWT M&E ponemos la misma pasión cuando organizamos la logística, como cuando nos ocupamos de la parte presencial o coordinamos ambos ámbitos”, concluye Paz Martos.

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