Uno de los elementos más importantes de un evento es elegir al orador principal. Ya sea un artista, un experto de la industria o un autor conocido, la selección del talento adecuado es un proceso complicado. A continuación te presentamos cinco consejos para asegurarte el éxito en ese tipo de proyectos.
UTILIZA UN ASESOR DE CONFIANZA
Contrata a una agencia con experiencia demostrada en eventos, para que busque a la persona adecuada por ti. Trabajar con un contacto que los agentes conocen y en el que confían te da poder de compra, oportunidades para negociar y un proceso de contratación más fácil. Una agencia de renombre puede guiarte en la selección del artista y sabrá quiénes tienen más éxito en la realización de eventos corporativos.
PRESUPUESTO, TEMA Y GÉNERO
Ten estos tres puntos en cuenta en tu búsqueda de presentadores y oradores y darás en el clavo. Ten un presupuesto en mente, o al menos un rango. Los honorarios de los artistas varían considerablemente. Es imperativo que tu agencia conozca tus parámetros para recomendarte la persona adecuada para tus necesidades.
Prepara temas de conversación o un género musical. Comunica el grupo demográfico al que te diriges, tu tema, metas y objetivos a quien vaya a hacer la selección del ‘key speaker’.
¿Buscas un discurso motivador? ¿Estás interesado en algún tema específico de la industria? ¿Qué le gustaría más a tu público, una banda de rock, una de country o un cantautor? Contribuye en la dirección creativa.
Sabemos que contar con una persona motivadora al final de una conferencia aumenta el compromiso de la audiencia. Lo normal es que abran una conferencia, pero contempla la posibilidad de cerrar el evento con un acto así. Terminar con una charla motivacional conduce a una mayor satisfacción de la audiencia después de un largo día de conferencias.
CONTRATOS Y CLÁUSULAS ADICIONALES
Hasta que tu contrato esté firmado y hayas pagado tu depósito, no creas que tu orador está reservado. Las cláusulas son negociables, pero solo hasta cierto punto. Suele haber dos tipos de cláusulas: las de producción y las técnicas. A veces se presentan como un solo documento integrado en el contrato general del artista, pero también aparecen como documentos separados. La cláusula de producción cubre las necesidades de transporte por tierra y aire, catering, hotel y gastos personales del artista. La técnica cubre todas las necesidades técnicas. Estas cláusulas y los elementos que las componen pueden ser negociados.
Una agencia acreditada discutirá lo que es importante y negociará en tu nombre. Los gastos adicionales incluyen viajes, dietas, comidas, traslados, suites de hotel y requisitos técnicos. Tu agencia negociará estos gastos y detalles en tu nombre, pero siempre es mejor anticiparse a ellos y presupuestarlos por adelantado.
PRESENTACIONES Y SALUDOS
Si se requieren reuniones y saludos de ejecutivos, firmas fotográficas o cualquier otra cosa fuera del alcance de la actuación, es necesario que aparezcan recogidas en el contrato con detalles, plazos y números de personas claramente definidos de antemano. Una vez que se ha aceptado una oferta y el contrato se ha firmado, es muy difícil añadir extras.
SEGURO
Es común que los artistas soliciten pólizas de seguro y aparecer como asegurados por separado. Esto no es negociable. Asegúrate de hablar con tu agente de seguros o equipo legal para que el artista aparezca en la lista de asegurados adicionales y date por lo menos dos semanas de tiempo de respuesta.
Lo más importante a la hora de contratar a un artista es la confianza, la reputación y el conocimiento que aporta un comprador experimentado. Muchas agencias pueden buscar en Internet el número de un agente y ponerse en contacto con él, o decir que pueden conseguir a un reputado orador o reconocido artista en tu nombre. Pero si el agente o artista no las conoce o confía en ellas, no tendrán éxito.
Los agentes protegen mucho a sus artistas por razones obvias. Por eso prefieren trabajar con aquellos que conocen y en quienes confían. Eso hará que la contratación sea más fácil y exitosa.
Autora: Sarah Sheehan, directora estrategia y diseño de eventos, CWT Meetings & Events, EE.UU.