Como hemos aprendido en el Informe 2020 sobre tendencias futuras en eventos y reuniones, publicado por CWT Meetings & Events, cautivar a la audiencia es cada vez más relevante. Los asistentes quieren sentirse involucrados, además de interesados en tus eventos. Por eso, el objetivo principal consiste en proporcionar a los participantes experiencias valiosas, ya sea a través del contenido del evento, los nuevos contactos que consigan hacer en él, mayores ventas, etc. Usa los cócteles posteriores al evento, oradores de lo más inspiradores o información novedosa, para hacer que tu próximo evento presencial sea extraordinario para todos aquellos que asistan a él.
1. ¡Personaliza!
Todo participante quiere sentirse valioso y emocionado desde el momento en que recibe una invitación a un evento hasta que participa en él. Céntrate en tus asistentes, envíales mensajes personalizados y comparte con ellos información relevante antes de la celebración del mismo, de modo que se sientan parte del evento de principio a fin. Durante el evento, haz preguntas específicas con respecto a su asistencia o sobre qué quieren saber durante las sesiones interactivas. Eso les da la oportunidad de “tomar el control” y proporcionarte información muy útil para futuros actos.
2. Interacción digital
Algo esencial es transmitir todos los conceptos críticos durante cada sesión. Los asistentes se sentirán motivados a participar en encuestas directas y cuando se les ceda el micrófono para que hagan preguntas. La mayoría de las sesiones termina con una ronda de preguntas y respuestas de unos minutos, pero la mayoría de los participantes habrá olvidado para entonces qué quería preguntar durante la sesión. Para evitarlo, se pueden usar aplicaciones como ‘Slido’. Poner en marcha sesiones de interacción cada cierto tiempo permitirá a los asistentes participar en el evento y hará que la conversación sea más fluida.
3. Hacer contactos
La posibilidad de hacer contactos es clave en los eventos. Para ello, habilita espacios en los que grupos de personas comprometidas puedan encontrarse y entablar conversación. Aquellos que estén buscando de manera explícita contactos concretos se alegrarán de ver que existe un momento designado para el ‘networking’ en el calendario del evento. Deja tiempo libre entre oradores y organiza actividades durante y después del evento. Así conseguirás establecer espacios de interacción exitosos.
4. La importancia del contenido
Selecciona oradores entusiastas como primer paso para motivar a los participantes. Pero no olvides que lo importante es el contenido. Una buena ponencia será un éxito seguro. Un buen consejo para tus oradores es que preparen una presentación simple y visual, con imágenes y gráficos, con solo unos pocos datos, y que desarrollen esos puntos de forma natural. Compartir datos en tiempo real haciendo encuestas previas al evento y mostrando luego los resultados durante las ponencias puede ser muy interesante.
5. Interactuar con la audiencia
Al utilizar diferentes plataformas, los oradores y organizadores podrán interactuar de manera instantánea con su audiencia. Utiliza las redes sociales y crea etiquetas personalizadas para cada evento, de forma que recibas actualizaciones periódicas de lo que dicen los asistentes en las redes. También podrás utilizarlo para promocionar los cócteles post-evento, las sesiones de ‘networking’, etc. Durante las ponencias se pueden usar encuestas y cuestionarios interactivos, que permitan a los asistentes sentir que están contribuyendo de forma activa a la sesión.
Ian Cummings, vicepresidente de CWT Meetings & Events, EMEA, comparte algunos consejos sobre cómo cautivar a la audiencia e incentivar su participación en los eventos presenciales.
“Es importante comenzar a desarrollar la participación de los asistentes mucho antes de que empiece el evento. Para ello, pídeles que se descarguen la ‘app’ del evento, dales la posibilidad de seleccionar sus preferencias culinarias, de participar en la creación de la agenda de actividades o de usar la inteligencia artificial o los ‘bots’ para decidir con quién necesitan conectarse durante las sesiones de ‘networking’. Si además quieres generar entusiasmo en torno a las actividades de Responsabilidad Social Corporativa, dales la oportunidad de compartir ideas sobre sostenibilidad. Los empleados actuales demandan un equilibrio entre los conocimientos que adquieren en eventos, las posibilidades de hacer contactos que ofrecen y las oportunidades de explorar nuevas experiencias. Por eso, tendrás que ganártelos con buenos oradores, con momentos libres para que entablen conversación con otros asistentes y para socializar, con experiencias diferentes…”.
Autor: Ian Cummings