SOLUCIONES & CONSULTORIA

Puesta en funcionamiento

Es algo habitual que quienes han tenido la oportunidad de conocer nuestra Estrategia para Gestión de Reuniones (SMM) sientan la necesidad de conocer más en profundidad el valor de estos programas y comprobar el retorno de la inversión.

Nuestra Estrategia de Inicio Rápido (Quick start strategy) es una forma sencilla de poner en marcha un programa claro, alineado con tu negocio y con las próximas etapas definidas.

Definición & revisión

Añadimos valor rápidamente a tu programa de SMM haciendo fácil el proceso y la conciliación de los gastos en reuniones.

Resolvemos cualquier tipo de problema, incluyendo la falta de visibilidad sobre el gasto y los datos no disponibles de un proveedor.

El resultado es un proceso de pago transparente, con captura y análisis de datos y estandarización de procesos, alineado con los objetivos clave de control interno y fiscales de tu empresa.

Escuchar & aprender

Disponer únicamente de informes de gasto no te llevará muy lejos: necesitas disponer de un análisis profundo en base al conocimiento y la inteligencia empresarial. CWT Meetings & Events (CWT M&E) te asesora para demostrar el valor de tu programa de SMM a las partes interesadas. Incluye:

• Tus datos actuales con una analítica personalizada.
• Análisis de las diferencias entre dónde estás ahora y dónde quieres estar.
• Estrategia exhaustiva sobre inteligencia empresarial.
• Cuadros de mando.

Gracias a todo lo anterior encontrarás información de valor dentro de tus propios datos.

Sencillez & cumplimiento

¿Necesitas una política que apoye los requerimientos normativos? ¿Quieres usar tu política de SMM para estandarizar procesos y ganar eficiencia operativa? ¿Te sería útil si pudieras incrementar el uso de proveedores preferentes?

Nuestros expertos han diseñado y desarrollado políticas para empresas de todos los tamaños en todo el mundo. Podemos ayudarte a crear una política personalizada que refleje tus verdaderas necesidades de varias formas:

• Revisando las políticas existentes y haciendo una comparativa con las mejores.
• Ayudándote a desarrollar una política basada en tu cultura corporativa y tus objetivos.
• Desarrollando un mapa de procesos del  “Ciclo de vida de una reunión” para involucrar a todas las partes implicadas.

Tu nueva política de SMM te orientará, haciendo más fácil conseguir eficiencia y ahorro. 

Involucrar & implementar

La involucración de las partes interesadas es clave para el éxito de un programa de SMM.

¿Vas a embarcarte en un programa de SMM? ¿Tienes un programa implantado pero no se lleva a cabo? ¿O quizá tu experiencia en comunicación es limitada?

Nuestros expertos en soluciones de SMM desarrollarán una estrategia para fomentar el cumplimiento:

• Desarrollando un plan de motivación a corto y largo plazo.
• Elaborando un mapa detallado de los grupos de interés.
• Proporcionando plantillas de comunicación.
• Trabajando contigo para organizar talleres y sesiones interactivas sobre la estrategia.

Haciendo partícipes a las personas adecuadas y de la forma adecuada, maximizarás la adopción de tu programa de SMM, integrándolo en el engranaje de la operativa de tu empresa. 

Planificación & preparación

La gestión y negociación de contratos puede ser un gran reto, pero contamos con la experiencia necesaria para solucionarlo.

Nuestros expertos desarrollarán contigo un proceso sencillo que te ayudará de distintas formas:

• Elaborando plantillas de contratos.
• Entendiendo mejor los objetivos del contrato y los riesgos del negocio frente a la negociación de tarifas.
• Asegurando que el proceso esté controlado, sea auditable y sea aprovechado al máximo nivel a la vez que minimiza los riesgos.

Solo entonces tendrás un proceso de gestión de contratos bien encauzado. Estará alineado con la estrategia de mitigación de riesgos de tu empresa y minimizarás la contratación repetitiva. ¡Imagina lo fácil que será tu vida!

Planificar  &  planificar

No existe un listado simple o una estrategia predefinida de SMM. Por eso te ayudamos a elaborar una estrategia a medida de los objetivos de tu empresa.

Nos aseguramos de que tu programa comience con buen pie utilizando:

• Análisis de oportunidades y  análisis comparativos.
• Comprendiendo dónde te encuentras ahora, dónde quieres estar y cómo llegar hasta allí.
• Un marco de actuación y estrategias para cada componente de SMM.
• Un análisis de viabilidad detallado para conseguir la aceptación interna.

Tu estrategia de SMM quedará alineada directamente con los objetivos corporativos, proporcionando total transparencia y eficiencia operativa. Te entregamos un proceso paso a paso para convertir lo complejo en sencillo.

Seleccionar & integrar

Es importante comprender tu proceso de SMM y tus objetivos clave antes de invertir en tecnología. Nuestros expertos pueden guiarte. Conocemos distintas soluciones tecnológicas y podemos ayudarte a maximizar tu inversión en tecnología mediante:

• Una matriz personalizada de las funcionalidades tecnológicas.
• Estrategias detalladas y graduales sobre el lanzamiento inicial de tecnología, y posteriormente mejoras del programa y ampliaciones.
• Herramientas de medición ponderada para ayudar a comparar los posibles proveedores.
• Apoyo en la configuración para asegurar que la solución está lista y  para apoyar  tu programa y procesos.
• Gestión continua para maximizar la inversión en tecnología.

Una solución tecnológica adecuada te ayudará a automatizar los procesos e incrementar la adopción en tus estrategias.  

Consolidar & ahorrar

Sacar el máximo partido de tus relaciones con proveedores de hotel requiere la combinación adecuada de recursos, análisis y herramientas tecnológicas.

¿Qué hacemos?

• Tenemos en cuenta tanto tus reuniones como el gasto en viajes. Trabajaremos con los  gestores de viajes de tu empresa  para resaltar la importancia de crear relaciones mutuamente beneficiosas y la mejor forma de conseguirlo.
• Identificamos oportunidades de ahorro basándonos en patrones de viaje en mercados clave y nuevos mercados, además proporcionaremos comparativas muy completas.
• Alinearemos tu estrategia de hoteles con tus necesidades de grupos y la experiencia del asistente que deseas crear.

Una estrategia de hoteles consolidada es un caballo ganador. Si te preocupa cómo ahorrar en tus reuniones y crear una buena experiencia para los asistentes, deja que nuestros expertos te ayuden a dar forma al programa global de hoteles para conseguirlo.

Comprender & negociar

Puede ser complicado tener una posición fuerte en la negociación para conseguir descuentos en hoteles. Pero estamos aquí para ayudarte.

Nuestros expertos en SMM usan nuestra solución en tiempo real de búsqueda de espacios y resúmenes de mercado para ofrecerte una ventaja a la hora de negociar.

Estos informes contienen toda la información que necesitas:

• Tu historial en un hotel específico o una ciudad.
• Comparativa anual de hoteles por mercado.
• Comparativa de tarifas con los benchmarks de CWT M&E.
• Fluctuaciones estacionales para establecer expectativas presupuestarias realistas.

¿El resultado? Una mejor posición para negociar tarifas más baratas.