Case Study

Eine Incentivereise aus Tausend und einer Nacht in die Vereinigten Arabischen Emirate

 

CWT

Branche: Automobil

Projektumfang: Management von A bis Z einer Incentive-Reise für TOTAL-Kunden

Ort: Vereinigte Arabische Emirate

Ausgangssituation

Die Ölgesellschaft TOTAL fragte eine Incentive-Reise an: Die besten Reparaturwerkstätten eines renommierten französischen Autohändlers sollten zu einem exotischen Ziel eingeladen werden.

Der Kunde wünschte sich eine unvergessliche Incentive-Reise. Sie sollte verschiedene Aktivitäten enthalten und auch private Teilnehmer einschließen, sodass insgesamt 190 Personen mitreisen würden.

Herausforderung

Der erste Schritt war die Suche nach einem Ziel mit einem von TOTAL vorgegebenem Budget. Unter den betrachteten Optionen stellten sich Abu Dhabi und Dubai als die bevorzugten Ziele heraus.

Nachdem TOTAL die Destination genehmigt hatte, konzentrierte sich das Team von CWT M&E auf zwei Bereiche: die Gestaltung einer außergewöhnlichen Reiseroute mit aufregenden Aktivitäten und den Vorschlag einer Website, die das Management und die Kommunikation mit den Teilnehmern erleichtern sollte.

Lösung

Die Reise führte unter anderem zu einer berühmten Moschee, die für ihre mehr als tausend Säulen und 82 weißen Marmorkuppeln bekannt ist. Außerdem besuchte die Gruppe ein international bekanntes Museum in Abu Dhabi, in dem die Besucher Werke berühmter Künstler bewundern konnten.

In einem Supercar-Themenpark fuhren Tempobegeisterte mit der legendären Achterbahn Fiorano GT Challenge und besuchten eine Ausstellung von historischen und Rennwagen. Das Highlight für die Teilnehmer war der Spaziergang durch die spektakuläre Landschaft goldener Sanddünen, der von einem atemberaubenden Sonnenuntergang gekrönt wurde. Zum Abschluss des Tages gab es ein Abendessen und eine Party in einem Beduinenlager.

Die Teilnehmer erlebten außerdem eine spektakuläre Varieté-Show, die sogar diejenigen verblüffte, die dachten, schon alles gesehen zu haben: Die Bühne bestand aus einem großen Schwimmbecken mit mehr als zwei Millionen Liter Wasser. Während der Vorstellung wurde das Becken je nach Bedarf mehrmals innerhalb weniger Sekunden gefüllt und wieder geleert. Für die Auftritte der Künstler und Akrobaten waren modernste Technik und Ingenieurskunst erforderlich, was die Zuschauer atemlos machte.

Trotz der sorgfältigen Planung zog ausgerechnet an dem Tag, an dem die Gruppe mit Wasserflugzeugen über Dubai fliegen sollte, ein schwerer Sandsturm über die Stadt. CWT M&E arrangierte jedoch in Rekordzeit eine alternative Aktivität.

TOTAL bewertete die Reaktionsfähigkeit und Entschlossenheit des Teams von CWT Meetings & Events als sehr gut. Besonders beindruckte den Kunden, dass das Team eine Alternative anbieten konnte, die zu den unterschiedlichen Profilen und Präferenzen der Gäste passte.

CWT M&E bot eine Registrierungswebsite zur Verwaltung und Vorabinformation über die Reise an. Es war das erste Mal, dass TOTAL ein solches Tool einsetzte, um Reiseinformationen, die Registrierung und die Erfassung der Teilnehmerdaten zu erleichtern. Das reduzierte Formalitäten, Anrufe und E-Mails beträchtlich, die vom Team empfangen und verwaltet werden mussten.

Dank der Website konnten Reisende auf eine zuverlässige Informationsquelle zurückgreifen, um alle möglichen Probleme zu lösen. Die Kommunikation blieb jedoch nicht auf die Online-Plattform beschränkt, da nicht alle Gäste online-affin waren. Diejenigen, die eine besondere Unterstützung oder bevorzugte persönliche Betreuung wünschten, konnten sich auch direkt an die Mitarbeiter von TOTAL und CWT Meetings & Events wenden.

Die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Teilnehmer standen für beide Unternehmen im Vordergrund. In dem einzigartigen Hotel mit seinem Empfang im 30. Stock hatte CWT M&E während der gesamten Reise drei Hospitality-Counter an den wichtigsten Punkten der Unterkunft eingerichtet. Hier wurde die Gruppe permanent informiert und unterstützt.

Die Ergebnisse dieser Bemühungen zeigten sich in der abschließenden Bewertung: Die Organisation der Reise, der großartige Service und die schnelle Lösung bei Zwischenfällen wie dem Sandsturm schätzte der Kunde besonders. Nicht zu vergessen die große Vielfalt an Aktivitäten, die Auswahl an spektakulären Hotels und die hochwertigen Restaurants.

Ergebnisse

  • Die Teilnehmer hatten eine positive Erfahrung mit der Registrierungswebsite mit Informationen über das Reiseziel, den Zeitplan und die Aktivitäten.
  • CWT M&E löste Probleme durch unvorhergesehene Ereignisse und machte für die Teilnehmer das Beste aus der Situation.
  • TOTAL war beeindruckt von der Leistung von CWT M&E und der Flexibilität des Teams bei der Organisation einer solchen außergewöhnlichen Veranstaltung.

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