Case Study

Doppel-Konferenz für mehr Einsparungen und Effizienz

 

CWT

Branche: Finanzen

Projektumfang: Europäisches Kundenevent und weltweiter Sales-Kickoff

Ort: Budapest, Ungarn

Ausgangssituation

Nach einer Fusion wollte ein Anbieter von Banking-Software seine neue Strategie und Produktbotschaften an wichtige Zielgruppen kommunizieren. Zum einen sollten 300 neue Kunden aus ganz Europa adressiert werden, um die Umsätze mit neuen Produkten anzukurbeln. Zum anderen wollte das Unternehmen sein 400-köpfiges Vertriebsteam mit der neuen Strategie vertraut machen, Verkaufstrainings durchführen und über das Incentive-Programm für das kommende Jahr informieren.

Herausforderung

Das Unternehmen beauftragte CWT Meetings & Events mit der Durchführung zweier außergewöhnlicher Veranstaltungen. Beide sollten eine Hauptrede und Arbeitsgruppen beinhalten und brauchten Ausstellungsräume sowie Möglichkeiten zum Networking mit den Führungskräften des Softwareunternehmens. Die Veranstaltung sollte den Teilnehmern ein unvergessliches, reibungsloses Erlebnis mit hoher Wirksamkeit und hochklassigem Service verschaffen.

Das Team von CWT Meetings & Events sollte eine Komplettlösung für beide Events und das gesamte Programm anbieten. Der Kunde wünschte sich also alle Dienstleistungen – vom Sourcing der Veranstaltungsorte und Verträge über das Teilnehmer- und Zahlungsmanagement bis hin zur Organisation und Durchführung des Events. Auch das Thema, die einzelnen Programmpunkte, Gala-Dinners und die Betreuung vor Ort wünschte sich der Kunde aus einer Hand und mit einem zentralen Ansprechpartner.

Lösung

Die Lösung war ein gemeinsames Programm: Das Event für die Kunden fand von Montagmittag bis Mittwochmittag statt und die Veranstaltung für die Vertriebsmitarbeiter schloss sich direkt von Mittwochmittag bis Freitagnachmittag an. Das war effizienter für die Mitarbeiter des Kunden, die an beiden Veranstaltungen teilnahmen, reduzierte die Ausgaben für lokale Lieferanten und senkte dadurch Kosten.

Nach einer gründlichen Recherche europäischer Reiseziele wählte das Team von CWT M&E ein historisches Fünf-Sterne-Hotel in der ungarischen Hauptstadt Budapest als Veranstaltungsort aus.

„Budapest ist nicht nur eine historische Stadt mit reichem kulturellem Angebot, sondern bietet auch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir verfügen über langjährige Lieferantenbeziehungen und globale Kaufkraft – so können wir Einsparungen aushandeln und im Vergleich zu einem Unternehmen, das die Location direkt anfragt, erhebliche Rabatte erzielen“, so der Account Manager von CWT Meetings & Events.

CWT M&E stellte eine spezielle Teilnehmerverwaltungssoftware zur Verfügung, über die sich beide Gruppen für die Veranstaltung und die Unterkunft registrieren konnten. Die Teilnehmer wählten darüber auch ihre bevorzugten Arbeitsgruppen aus und planten Meetings mit den Führungskräften des Gastgebers. Vor Ort konnten sie über eine Web-App auf alle Details zu Agenda, Referenten, Sponsoren und Networking-Anlässen zugreifen.

Eine rundum perfektes Setting von der Beleuchtung bis zum Bühnenbild sorgte dafür, dass die Keynotes des CEO klar kommuniziert werden konnten. Sponsoren gewannen zusammen mit dem Softwareunternehmen neue Interessenten, und die Kunden wurden in ein nahegelegenes Eisenbahnmuseum eingeladen. Dort gab es einen entspannten Abendempfang im Stil eines lokalen ungarischen Marktes mit regionalen Bieren, Weinen und Unterhaltung.

Als die erfolgreiche Kundenveranstaltung zu Ende ging, baute CWT Meetings & Events die Location zügig um, damit die globale Verkaufsveranstaltung starten konnte. Die professionelle Inszenierung und hochwertiges audiovisuelles Equipment sorgten dafür, dass die Führungskräfte verschiedene Strategien präsentieren und den Erfolg des gesamten Teams anerkennen konnten. Eine interaktive Verkaufsschulung vereinte Kollegen in grenzüberschreitenden Teams, um deren Vernetzung zu fördern.

Der Clou war ein kreatives Galadinner in magischem Ambiente. Auch dies fand im Eisenbahnmuseum statt – mit einem legendären Zug, wo die Gewinner des jährlichen Incentive-Programms bekanntgegeben und vor ihren Kollegen belohnt wurden.

Ergebnisse

Mehr als 800 Kunden und Vertriebsmitarbeiter nahmen an den Veranstaltungen teil. Das Feedback der Vertriebsteams nach dem Training bewies hervorragende Produktkenntnisse, und viele kommentierten, dass es sich um ihre bevorzugte globale Verkaufsveranstaltung gehandelt hatte.

„Der Kunde war sehr zufrieden damit, dass beide Veranstaltungen reibungslos verliefen und die Erfahrungen für Kunden und Mitarbeiter von höchster Qualität waren. Das Unternehmen konnte sich auf die Übermittlung seiner Botschaften an die Teilnehmer konzentrieren", so der Account Manager von CWT M&E.

Während des Planungsprozesses wurden Budgeteinsparungen gefordert. CWT Meetings & Events konnte die geforderte Qualität bei einem um 12 % reduzierten Budget liefern. Darüber hinaus konnten durch Kostenvermeidung und Verhandlungen Einsparungen von 18 % der gesamten Ausgaben erzielt werden. Die Einsparungen entsprachen 130 % der Management Fees, die für das Projekt berechnet wurden.  

Kurz und knapp

  • Teilnahme übertraf die Erwartungen
  • 88 % der Kunden bewerteten das Veranstaltungserlebnis als ausgezeichnet oder gut und 90 % würden im folgenden Jahr wiederkommen
  • Die Anzahl der angestrebten Sales Leads aus der Veranstaltung wurden mehr als erfüllt
  • Budgeteinsparungen um 12 %
  • Einsparungen von 130 % der Management Fees, die für das Projekt berechnet wurden

 



"Die Durchführung von zwei Großereignissen hintereinander war eine gewaltige Aufgabe – sowohl für uns als auch für den Kunden. Es hat sich aber in Sachen Zeit- und Kostenersparnis gelohnt. Da die gesamte Veranstaltung von CWT Meetings & Events geplant wurde, konnte sich der Kunde entspannen, da er wusste, dass alles aus einer Hand sorgfältig geplant, verwaltet und überwacht wurde.“
CWT M&E account manager

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