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Case Study

Ideenwettbewerb in Barcelona

Branche: Automobilindustrie

Projektumfang: Flüge, Unterkunft und Rahmenprogramm für ein fünftägiges Firmenevent in Barcelona mit 255 Teilnehmern.

Ort: Barcelona

Ausgangssituation:

Ein internationaler Automobil-Zulieferer beauftragte CWT mit der Planung und Durchführung eines Firmenevents im Rahmen seines jährlich weltweit abgehaltenen Ideenwettbewerbs. Teil dieses Events sollte das globale Finale des Wettbewerbs sein, in dessen Rahmen die Mitarbeiter Verbesserungsideen zu Produkten und Prozessen eingereicht hatten. Gewünscht war ein Veranstaltungsort mit besonderem und exklusivem Charakter. Im Rahmen einer eigenen Preisverleihung sollten die besten Ideen ausgezeichnet werden. Zum Event waren Mitarbeiter aus allen Unternehmensebenen geladen, als Wettbewerbsjuroren reisten Vertreter des internationalen Top-Managements und des globalen Personalmanagements an. CWT sollte sich um Flug, Transfer, Veranstaltungshotel und Catering kümmern.

Die Herausforderung:

Die Location sollte „Wow-Charakter“, also etwas Besonderes haben, dabei aber die anspruchsvollen Anforderungen erfüllen können. Gewünscht wurde unter anderem eine Bühne, die den Wettbewerbsteilnehmern ausreichend Platz für die Präsentation ihrer Ideen bot. Zusätzliche wurden Konferenzräume sowie gesonderte Räume für die Jury benötigt. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die Eventlogistik: die eingeflogene Ausstattung sollte in der Nähe der Location zwischengelagert werden. Auch Zeitplan und Logistik des Events waren komplex. An den ersten beiden Tagen sollten die Sieger unter den europäischen Ideengebern ermittelt werden. Geplant war, dass die Finalisten im weiteren Verlauf des Events vor Ort bleiben und die restlichen Teilnehmer wieder in ihre Heimatländer geflogen werden sollten. Die Sieger aus Asien und Nordamerika sollten anschließend zum globalen Finale dazu stoßen. Aufgrund dieser Konstellationen musste der Veranstaltungsort attraktiv und von überall her gut erreichbar sein; der relativ eng bemessene Budgetrahmen von etwa 200.000 Euro für 255 Teilnehmer sollte dennoch eingehalten werden.

Lösung:

Im ersten Schritt sondierte CWT Meetings & Events gut angebundene Städte in Europa und schlug Rom, Berlin und Barcelona vor und schätzte die Flugkosten ein. Auf der Suche nach einem geeigneten Hotel nutzte CWT sein internationales Netz. Gemeinsam mit den spanischen Kollegen einigte das beauftragte Team sich schließlich auf das PortAventura, ein 4-Sterne-Hotel mit Tagungszentrum, 100 Kilometer südwestlich von Barcelona gelegen. Mit seinem angeschlossenen Themenpark erfüllte das Hotel zum einen die Anforderung „Location mit besonderem Charakter“, zum anderen entsprach es den Preisvorstellungen des Kunden. Die Eventteilnehmer durften den Themenpark außerhalb der regulären Öffnungszeiten nutzen, konnten dort beispielsweise den halben Tag, der zwischen dem Ende des europäischen und dem Beginn des globalen Finales lag, angenehm überbrücken. Auch der Abendempfang beim Event sowie das globale Wettbewerbsfinale fanden im Themenpark statt, Letzteres im Beach Club des Parks.

Ergebnis:

Die Teilnehmer waren von der Location und der ausgefallenen Bühnenshow begeistert, das Finale gipfelte in einer prunkvollen Ehrung des Siegerteams. Der Kunde war äußerst zufrieden mit der Wahl des Hotels, das für sämtliche Programmpunkte von der Eröffnung bis zur Abschlussfeier optimal geeignet war. Positiv schlug auch zu Buche, dass der Budgetrahmen eingehalten werden konnte. Damit sich die Finanzierung auch sicher im vereinbarten Rahmen hielt, kontrollierte das beauftragte M&E-Team das Budget die gesamte Projektlaufzeit über kontinuierlich. Die Organisation der Veranstaltung bewältigte es reibungslos, kleinere logistische Probleme vor Ort konnten ad hoc behoben werden. Mit hoher Professionalität leistete CWT Meetings & Events gute Vorausplanung einer höchst komplexen und anspruchsvollen Veranstaltung und im Anschluss deren reibungslose Umsetzung. Dank der guten Marktposition von CWT und des eigenen Verhandlungsgeschicks erzielte das zuständige Team letztlich sogar beachtliche Einsparungen von 28% gegenüber dem ursprünglichen Angebot des Hotels.

Die große Begeisterung des Kunden belegt, dass CWT Meetings & Events vollauf in der Lage ist, auch bei begrenztem Budget Veranstaltungen kreativ und überzeugend umzusetzen.

Ergebnis auf einen Blick:

  • EUR 203.000
  • Einsparungen in Höhe von 28% im Vergleich zum ursprünglichen Angebot des Veranstaltungshotels
  • Reiseorganisation für 250 Teilnehmer aus verschiedenen Herkunftsländern.

 


Der Kunde war äußerst zufrieden mit der Wahl des Hotels, das für sämtliche Programm-punkte von der Eröffnung bis zur Abschlussfeier optimal geeignet war

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