Case Study

Jahreskonferenz in der Karibik

 

CWT

Branche: Automobil

Projektumfang: Durchgehendes Management der jährlichen Konferenz für Mietwagen-Lizenznehmer

Ort: Dominikanische Republik

Ausgangssituation:

Eine führende Autovermietung wollte seine Jahreskonferenz für Lizenznehmer in Lateinamerika und der Karibik aufwerten. CWT Meeting & Events hatte bereits seit mehreren Jahren das Management der gleichen Jahreskonferenz für Lizenznehmer der Region EMEA übernommen. Dazu gehörte auch die erfolgreiche Änderung des Formats von separaten Veranstaltungen zu einer einzigen. Daher übergab die Autovermietungsgruppe zum ersten Mal CWT M&E die Verantwortung für die Region LAC, um die viertägige Konferenz für 150 Teilnehmer zu veranstalten. Bei dem jährlichen Event sollten die Lizenznehmer und das Führungsteam zusammenkommen, um sich über Best Practices und Ziele auszutauschen, besondere Leistungen zu belohnen und die Teamarbeit zu fördern.

Herausforderung:

Die Qualität der LAC-Konferenz sollte zu den vergangenen EMEA-Events passen. Also musste die LAC-Konferenz einen höheren Standard bekommen und einen besseren ROI sicherstellen.

Lösung:

Die Grundlage für das perfekte Erlebnis war die Wahl der perfekten Location. Deren Ausstattung war ein großer Pluspunkt: Hauptraum, Konferenzräume und Arbeitsräume waren durch einen Rezeptionsbereich verbunden.

CWT M&E bot eine maßgeschneiderte Registrierungswebsite und während der gesamten Zeit der Konferenz Unterstützung vor Ort – das sorgte für eine durchweg gute Betreuung der Teilnehmer. Die Registrierungswebsite war mit einer weiteren Website verlinkt, auf der die Delegierten ihre Hotelzimmer buchen konnten. Außerdem stellte CWT M&E hochwertige Audio-, Video- und Bühnentechnik bereit. Entsprechende Experten aus UK arbeiteten mit lokalen Technikern beim Aufbau zusammen und nutzten deren Ausstattung.

Die Konferenz fand in einem All-inclusive-Resort statt, sodass niemand das Gelände zum Abendessen verlassen musste. Ein Restaurant und Nachtclub wurden für eine Mahlzeit im Buffet-Stil ausgewählt.

Um die Kosten zu minimieren, empfahl Kundenbetreuer Jo den Teilnehmern, sich Transportmittel möglichst zu teilen.

Strategische Planung war notwendig, um die Lizenznehmer beider Marken der Gruppe erfolgreich zusammenzubringen. Am ersten Tag wirkte ein Empfang mit Getränken als Eisbrecher  – die Teilnehmer mischten sich untereinander und mit dem Führungsteam. Beim folgenden Buffet ermutigten die Kundenbetreuer Jo und Sarah sie, sich mit Kollegen aus verschiedenen Ländern zusammenzusetzen.

Die Identifikation mit dem Unternehmen wurde durch folgende Maßnahmen gefördert:

  • angenehme Teambuilding-Aktivitäten
  • in den Firmenfarben dekorierte polynesische Tiki-Bar des Hotels für die Willkommensdrinks
  • riesige Sandskulpturen des Firmenlogos, die bei der Strandparty beleuchtet und beim Teambuilding-Event wiederverwendet wurden
  • spektakuläre LED-Lichtshow beim Dinner

Ergebnis:

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und den bevorzugten Partnern war das neue Konferenzformat für LAC sehr erfolgreich. Dank der vertrauensvollen Beziehung folgte der Kunde den Empfehlungen von CWT M&E. So konnte  eine großartige Konferenz im Rahmen des Budgets durchgeführt werden.

  • Durch die maßgeschneiderte Registrierungswebsite, die Unterstützung vor Ort und die reibungslose Logistik erlebten die Gäste ein großartiges Event.
  • CWT M&E nutzte seine lokale Marktkenntnis, um einen Veranstaltungsort mit ausgezeichneten Tagungsräumen zu finden, die maßgeblich zur Qualität der Konferenz beitrugen.
  • Spektakuläre visuelle Effekte, sorgfältiges Mischen der Teilnehmer bei gesellschaftlichen Anlässen und während der Teambuilding-Aktivitäten stärkten das Markenbewusstsein.

Kurz und knapp:

  • Durchgehendes Management der Konferenz
  • 150 Gäste aus unterschiedlichen Herkunftsorten
  • Wiederbeauftragung durch den Kunden

 


“Der Erfolg dieser Konferenz hat dazu geführt, dass wir schon damit begonnen haben, eine Location für das Event im nächsten Jahr in Miami zu suchen“, sagte Sarah.

Mit CWT bringen sie ihre meetings- und eventorganisation auf ein neues level

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