Tagungsortsuche geht auch einfach und schnell
Wussten Sie, dass Unternehmen 70 Prozent ihres Veranstaltungsbudgets für Locations von kleineren Events ausgeben? Das liegt nicht etwa daran, dass diese Räumlichkeiten so teuer wären, sondern zumindest teilweise am aufwendigen Beschaffungs- und Abrechnungsprozess. Hier steckt noch viel Einsparpotenzial!
Sehr häufig sind nämlich solche Locations in Unternehmen nicht zentral erfasst, sodass kein standardisiertes Sourcing möglich ist. In diesen Fällen ist der Anfrageprozess aufwendig: Veranstaltungsplaner fragen meist mehrere Locations parallel an, warten auf Antwort, müssen per E-Mail nachfassen, Preise verhandeln und so weiter. Ob der Tagungsort den Veranstaltungsrichtlinien entspricht, müssen sie manuell abgleichen, und auch die Abrechnung nach der Veranstaltung passt nicht immer zu den unternehmensinternen Prozessen.
Nahtlos Locations suchen, buchen und abrechnen
Mit CWT easy2meet bietet CWT seinen Kunden eine komfortable und effiziente Lösung: Bereits in der kostenfreien Version können Veranstaltungsplaner damit die Verfügbarkeit von über 2 Millionen Tagungsräumen in 350.000 Hotels weltweit prüfen. Sie können parallel mehrere Locations anfragen und deren Kosten – auch für Gruppenübernachtungen – transparent vergleichen und buchen.
In der Premium-Version lassen sich verhandelte Raten des Unternehmens und des Geschäftsreiseanbieters einpflegen und Genehmigungsprozesse abbilden. Auch die Anbindung an ERP- und Abrechnungssysteme ist möglich.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Der nahtlose Prozess von der Suche über die Buchung bis zur Abrechnung spart Zeit und Kosten: Bis zu 86 Minuten schneller geht die Location-Beschaffung über easy2meet. Die Veranstaltungsrichtlinie wird besser eingehalten und die Veranstaltungsdaten sind vollständig und transparent verfügbar – das erhöht die Sicherheit der Teilnehmenden und vereinfacht die Auswertbarkeit.
CWT easy2meet ist in 14 Sprachen verfügbar.