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Estudio de CWT y de The BTN Group: un 96 % califica de exitosa la Gestión Estratégica de Reuniones

 

MADRID | 30 de JUNIO, 2016

Las empresas que han implementado un programa de gestión estratégica de reuniones dicen que sus programas son exitosos aunque también afirman que queda aún trabajo por hacer. Los beneficios clave de un programa de gestión estratégica de reuniones son: una mayor transparencia del gasto, una reducción de los costes, un cumplimiento mejorado, una mitigación del riesgo y, en última instancia, una mejora de la efectividad de las reuniones y eventos. Así lo constata un nuevo estudio global de Carlson Wagonlit Travel y de The BTN Group publicado hoy.

 

Impulsando el éxito de la gestión estratégica de reuniones, subraya, apoyándose en estudios tanto cuantitativos como cualitativos, los beneficios obvios de los programas de gestión estratégica de reuniones. No obstante, también indica que el mercado sigue adoleciendo de inmadurez.

 

Más de la mitad de los encuestados para la realización de este estudio declaró haber conseguido ahorrar un 10 % gracias a su programa de gestión estratégica de reuniones y un 17 % adicional dijo ahorrar más de un 15 %.

 

El estudio reveló que son muchos los factores que constituyen un programa de gestión estratégica de reuniones, algo que hace que cada uno sea único. Existe la percepción de que la falta de estandarización se debe a que la gestión estratégica de reuniones es compleja. No obstante, los programas de gestión estratégica de reuniones son, en última instancia, flexibles y personalizables para adaptarse a los requerimientos específicos de cada compañía. Más del 60 % de los encuestados externaliza un elemento de su programa de gestión estratégica de reuniones, ya sea el apoyo táctico o los servicios de consultoría, por ejemplo, lo que ayuda a allanar el camino hacia el éxito.

 

Kari Wendel; directora sénior de Estrategia y Soluciones Globales de Gestión Estratégica de Reuniones de CWT Meetings & Events, una de las líneas de negocio de Carlson Wagonlit Travel; declaró: “Lo que hemos visto es que prácticamente todos los que tienen en macha un programa de gestión estratégica de reuniones opinan que su programa es exitoso. Todos los expertos coinciden en afirmar que un programa de gestión estratégica de reuniones no tiene por qué ser complicado y que el retorno del mismo puede notarse muy rápidamente. El consejo que se destila de nuestro estudio es que, si estás empezando, hay que simplificar y mantenerse enfocado en la estrategia: la implementación táctica no tardará en llegar. No hay que ser muy ambicioso al principio. Es mejor demostrar el valor para luego crecer. La clave más importante radica en identificar de forma temprana a tus grupos de interés y conseguir su apoyo”.

 

Si bien existen diversos componentes en la gestión estratégica de reuniones, las estrategias comienzan típicamente por centralizar el aprovisionamiento y la contratación de los proveedores hoteleros. Aquí es donde se materializan mayormente la transparencia de los costes y los ahorros. El estudio indica que la transparencia de los costes y su reducción son vistas como la métrica más importante a la hora de evaluar el éxito, seguida de la satisfacción de los asistentes y patrocinadores y del cumplimiento de las normativas.

 

Una de las principales barreras a la hora de implementar un programa de gestión estratégica de reuniones es el volumen: un número significativo de los encuestados declaró no celebrar suficientes reuniones para justificar la puesta en marcha de un programa, no obstante, las empresas pueden notar los beneficios con un gasto en reuniones de tan solo un millón de dólares al año. Más de un 70 % de los encuestados que cuenta con un programa está buscando extenderlo, demostrando claramente el valor de los programas de gestión estratégica de reuniones.

 

Cindy Fisher, vicepresidenta de CWT Meetings & Events, dijo: “También hemos explorado cómo será el futuro y hemos visto que los programas de gestión estratégica de reuniones se integrarán con los programas de marketing y eventos. La constante consolidación de la industria también va a tener un impacto. Los grandes grupos hoteleros, por ejemplo, harán que sea difícil para las empresas sin un enfoque estratégico negociar buenas tarifas o incluso, quizá, asegurar espacios. Lo que es innegable es que contar con un programa de gestión estratégica de reuniones se está convirtiendo rápidamente en una necesidad”

 

CWT y The BTN Group entrevistaron a más de 20 expertos de la gestión de viajes y reuniones así como a profesionales de la gestión estratégica de reuniones. Además, 246 profesionales de la organización de reuniones de múltiples regiones del mundo completaron una encuesta online.

 

Descarga la INFOGRAFÍA sobre la Gestión Estratégica de Reuniones

 

El estudio Impulsando el éxito de la Gestión Estratégica de Reuniones, puede descargarse pinchando aquí

 

Acerca de CWT
CWT es un líder global especializado en la gestión de viajes de negocios y de reuniones y eventos. CWT presta servicio en más de 150 países y territorios a empresas de todos los tamaños, así como a instituciones gubernamentales y organizaciones no gubernamentales. Potenciando tanto la experiencia de sus empleados como una innovadora tecnología, CWT ayuda a sus clientes a obtener mayor valor de su programa de viajes en términos de ahorro, servicio, seguridad y sostenibilidad. La empresa también tiene el compromiso de proporcionar el mejor servicio y asistencia del mercado a los viajeros. En 2015, el volumen de ventas de las operaciones propias y conjuntas ascendió a un total de 24 200 millones de dólares estadounidenses. Como parte de su compromiso con la responsabilidad empresarial, CWT es signataria del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.


Para más información, visite nuestra página web global en www.carlsonwagonlit.com. Síguenos en Twitter @CarlsonWagonlit

 

Acerca de CWT Meetings & Events

CWT Meetings & Events es una agencia global con una experiencia sin parangón que proporciona servicios integrales en materia de reuniones y eventos. Bajo el lema ‘donde ideas y resultados confluyen’, proporciona una gestión estratégica de reuniones y eventos innovadora, efectiva y de principio a fin. Con más de 1400 especialistas repartidos en 68 países, su experto conocimiento local está respaldado por sus recursos globales

CWT Meetings & Events está a la cabeza del sector en materia de innovación aplicada a la gestión estratégica de reuniones y organiza anualmente más de 27 500 eventos y reuniones de alta calidad para sus clientes pertenecientes a sectores diversos. Su creativo saber hacer ayuda a CWT Meetings & Events a ofrecer un aprovisionamiento de localizaciones innovador. Por otro lado, su experiencia en logística ayuda a sus clientes en materia de reserva de viajes en grupo, cumplimiento y logística así como a conseguir ahorros.


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Contacto de prensa de CWT España
Sandra Lastra
Carlson Wagonlit Travel
Responsable de Comunicación
+34 91 540 91 46 (fijo)
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slastra@carlsonwagonlit.com

 

CWT/BTN Group Research: 96% Rank Strategic Meetings Management As Successful

 

AMSTERDAM | 30 JUNE, 2016

Companies that have implemented a program for the strategic management of meetings say their programs are successful, though they also say there is still more work to do. The key benefits of an SMM program are greater transparency of spend, cost reductions, improved compliance, risk mitigation and, ultimately, improved effectiveness of their meetings and events. This is according to a new global study, released today by Carlson Wagonlit Travel and The BTN Group.

 

Driving Success in Strategic Meetings Managementbased on both quantitative and qualitative research, highlights the clear benefits of strategic meetings management (SMM) programs. However, it also shows that the market remains immature.

 

More than half of the respondents said they had made 10 percent savings from their SMM program, with a further 17 percent of respondents saving more than 15 percent.

 

The research found that many factors go into the make-up of a strategic meetings management program, making each one unique. There is a perception that the lack of a standard is because SMM is complex. However, SMM programs are in fact ultimately flexible and are tailored to each company’s specific requirements. Over 60 percent of the survey respondents outsource an element of their SMM program, be it tactical support or consulting services for example, which also helps simplify the path to success.

 

Kari Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions at Carlson Wagonlit Travel’s CWT Meetings & Events line of business, said, “What we found is that practically everyone who runs a strategic meetings management program defines their program as successful. All the experts agreed that a strategic meetings management program doesn’t have to be complicated and the returns can come very quickly. The advice that emerged from our research is that if you’re starting out, it’s a question of keeping it simple and focusing on strategy: tactical implementation will follow quickly. Don’t be too ambitious to begin with, demonstrate value and then grow. And the absolute key is to identify your stakeholders early on and get their buy-in.”

 

While there are many components to SMM, strategies typically start with centralized sourcing and contracting of hotel suppliers. This is where much of the cost transparency and saving arises. The study showed that cost transparency and reduction is seen as the most important success metric, followed by attendee and sponsor satisfaction and regulatory compliance.

 

One of the main barriers to implementing an SMM program is volume: a significant number of survey respondents felt they did not have enough meetings to justify a program. However, the benefits can be realized by companies that spend as little at US$1 million on meetings each year. Over 70 percent of respondents with a program are looking to expand it, clearly demonstrating the value of SMM programs.

 

Cindy Fisher, Vice President of CWT Meetings & Events at Carlson Wagonlit Travel, said, “We also looked to the future and found that there will be integration of SMM programs with marketing and events programs. Continuing industry consolidation is also going to have an impact. Bigger hotel groups, for example, will make it harder for companies without a strategic approach to negotiate good rates, or even perhaps secure space. What is abundantly clear is that an SMM program is rapidly becoming a necessity.”

 

CWT and The BTN Group interviewed with more than 20 travel and meetings management experts and SMM professionals. In addition, 246 meetings planning professionals, from multiple regions of the world, completed an online survey.

 

Discover or download the report Driving Success in Strategic Meetings Management now.

 

 

About CWT
CWT is a global leader specialized in managing business travel and meetings and events. CWT serves companies, government institutions and non-governmental organizations of all sizes in more than 150 countries and territories. By leveraging both the expertise of its people and leading-edge technology, CWT helps clients derive the greatest value from their travel program in terms of savings, service, security and sustainability. The company is also committed to providing best-in-class service and assistance to travelers. In 2015, sales volume for wholly owned operations and joint ventures totaled US$24.2 billion. As part of its commitment to responsible business, CWT is a signatory of the United Nations Global Compact Ten Principles.

For more information about CWT, please visit our global website atwww.carlsonwagonlit.com. Follow us on Twitter @CarlsonWagonlit

 

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