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Case Study

Um toque caribenho para conferências da mais alta qualidade

 

Segmento: Automotivo

Serviço: Gestão completa da conferência anual para licenciados de locação de veículos

Local: República Dominicana

Objetivo

Uma empresa líder em locação de veículos queria agitar a sua conferência anual para licenciados na América Latina e no Caribe. A CWT Meetings & Events já havia prestado serviços de gestão para as conferências anuais do grupo na região EMEA por vários anos, incluindo a mudança bem-sucedida do formato de eventos separados para um único evento. O grupo então nomeou a CWT M&E para assumir o comando na América Latina e no Caribe pela primeira vez e planejar uma conferência unificada com duração de quatro dias para 150 participantes. O objetivo da conferência anual era reunir os licenciados com a equipe de liderança sênior, a fim de compartilhar as melhores práticas, discutir os objetivos, premiar os funcionários com os melhores desempenhos e promover o trabalho em equipe.

Desafio

A conferência realizada na América Latina e no Caribe deveria estar à altura dos eventos realizados anteriormente na EMEA. Isso significou elevar o padrão da experiência da conferência, garantindo assim um bom retorno sobre o investimento.

Solução

A experiência de conferência perfeita começou com a escolha do local perfeito. Alguns pontos positivos foram as instalações – sala principal, salas de reunião e escritórios – que foram ligadas por uma área de recepção.

A fim de garantir uma experiência perfeita aos participantes, a CWT M&E ofereceu um site de cadastro personalizado e suporte presencial durante toda a conferência. O site continha um link para outro site, no qual os participantes podiam reservar seus próprios quartos no hotel. A CWT M&E também ofereceu produção audiovisual de alta tecnologia e cenografia. Os especialistas em audiovisual do Reino Unido trabalharam com a equipe local.

A conferência foi realizada em um resort all-inclusive. Por esse motivo, não era necessário deixar o local para jantar – foram escolhidos um restaurante e uma casa noturna para uma refeição no estilo bufê.

A fim de reduzir os custos, a gerente de contas Jo recomendou que os participantes compartilhassem o transporte sempre que possível.

Foi necessário fazer um planejamento estratégico para reunir os licenciados das duas marcas do grupo. No primeiro dia, uma recepção agradável, que incluía bebidas, ajudou os participantes a interagir com a equipe de liderança, e as gerentes de conta, Jo e Sarah, os incentivaram a se reunir com colegas de diferentes países durante o bufê que foi servido em seguida.

Promovemos um senso de identidade corporativa com:

  • Uma atividade amigável voltada para team building
  • Tiki Bar do hotel decorado com as cores da marca para servir as bebidas de boas-vindas
  • Escultura de areia gigante com o logotipo da empresa, iluminada durante a festa na praia e reutilizada no evento de team building
  • Artistas que criaram uma exibição incrível com luzes de LED em um jantar realizado fora das dependências do hotel

Resultados

Ao trabalhar em estreita colaboração com o cliente e os fornecedores preferenciais, a conferência foi realizada com sucesso na América Latina e no Caribe. A relação de confiança fez com que o cliente aceitasse os conselhos da CWT M&E, assegurando a realização de um evento excelente e respeitando o orçamento.

  • Graças ao site de cadastro personalizado, suporte presencial e logística perfeita, os participantes puderam desfrutar de uma experiência impecável
  • A CWT M&E usou o conhecimento do mercado local para descobrir o local perfeito, com salas de reuniões excelentes, que aumentaram a qualidade da conferência
  • O reconhecimento da marca foi alcançado por meio de atividades espetaculares e da união cuidadosa dos participantes tanto em eventos sociais como na atividade voltada para team building

Quick facts

  • Gestão completa da conferência
  • 150 pessoas de diversos locais
  • Renovação do contrato

 


"O sucesso desta conferência nos levou a já começar a procurar o local para o evento do próximo ano, que será em Miami", disse Sarah.

Uma nova e ilimitada era no universo dos eventos

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